文件控制程序.docx

文件控制程序 (CX-D 1目的 对有限公司管理体系运行所要求的文件进行识别和控制，确保体 系文件的有效性和适用性，使所有相关场所能及时获取和使用有效文 件版本，保证体系正常有效的运行。 2适用范 适用于有限公司管理体系所覆盖的所有文件的管理与控制。 3术语和定义 本程序引用集团公司《管理手册》中的术语和定义。 4职责 4.1管理者代表负责《程序文件》的审核、批准、发布。 4.2有限公司各分管领导分别负责所分管部门产生的公司文件的 批准、发布。 4.3有限公司办公室为本程序的主管部门，负责本程序的制定、 修改和实施；负责有限公司所发文件和夕深文件的签收、登记、编号、 印发、销毁和归档 洞时对项目部W机关各部门的文件控制负有指导、 检查职责。 4.4安全质量管理部负责《管理手册》、《程序文件》等体系文件 和本部门业务范围内文件的编制、审核、修改、发放和管理。 4.5施工技术部负责工程技术文件及相关文件的编制、管理和控 制。 4.6企业管理部、工程经营中心、技术开发部、设备运输物资部、 财务部、人力资源部、社会保险部等部门负责各业务范围内文件的制 定、修改、管理和控制。 4.7项目部执行有限公司程序文件规定，负责本单位文件的管理 和控制。 4.8项目部根据有限公司《文件控制程序》的规定，结合本单位 工作实际，对本级和外来文件进行管理控制。 5工作程序 5.1文件的分类。文件按管理类型分三类。 5.1.1 一类文件：体系管理文件 包括：《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环 境管理计划》及方案等。 5.1.2二类文件：技术文件。分为专用性和通用性技术文件。 专用性技术文件包括：作心旨导书、施工组织设计、设计施工图 纸及会审记录、表单等。 通用性技术文件包括：国家/彳亍业标准、规范、规程等。 5.13三类文件：管理性文件。分为法规性和事务性文件。 法规性文件包括：内部和外来与体系相关的法律、法规、规章和 管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。 事务性文件包括：与体系活动直接相关的管理性、事务性文件。 以图片、录像带、软盘、光盘等为载体的上述文件。 5.2文件的控制方法 5.2.1对体系文件和技术文件中的专用性技术文件，由主管部门 编写唯一的受控号，并加盖“受控〃章，形成唯—标识，相关部门由 其进行控制。 5.2.2技术类中通用性文件，可采取在收、发文登记簿上签收的 方式进行控制。 5.2.3管理性文件，由领导审定发放范围，办公室编拟发文号和 文件丿II赡号形成文件的唯一标识，以收、发文登记签收的方式进行控 制。 5.3文件的拟制、批准和发布 5.3.1《程序文件》由各相关部门负责编制，有限公司机关安全 质量管理部审核，管理者代表批准发布。 53.2《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部相 关部门编写，项目总工审核，项目经理批准发布。 53.3项目部的文件由项目主管批准发布。 53.4其它管理性文件由各相关部门按《中铁十九局集团有限公 司公文处理办法》文件规定编拟，部门负责人审核，有限公司分管领 导批暇布。 5.4文件的编号与发放 5.4.1《管理手册》、《程序文件》由安全质量管理部负责编号与 发放。 5.4.2《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部负 责编号与发放。 5.4.3管理性文件统一由行政办公室负责，文书人员在《收（发） 文登记簿》上登记，注明编号、制文机关名称、标题、份数、承办单 位（部门）并履行签字手续，收文单位（部门）收到文件后应及时在 《收文舞簿》上跡相应嗇己。 5.5文件的传递 有限公司内、夕M专递文件，由文书处理人员在《送（转）文登记 簿》上注明发往单位、文件名称、文号、送转日期后，移交收发人员 IEI并办理签收手续。文件传递采用挂号、邮寄、面送、电子邮件等方式。 IEI 5.6实施公布《有效文件清单》制度 5.6.1有限公司各机关、项目部依据本部门的有效文件版本，经 本部门领导审核后，于每年二月底前向有限公司办公室报送《砌文 件清单》，由办公室统一以文彳牛形式下发实施。 5.6.2《有效文件清单》的内容包括：管理手册、程序文件、规 程、规范、验标、合同以及国家、行业、上级、业主、监理等部门发 布的与体系运行有关的法律、法规文件。 5.6.3项目部根据有限公司《有效文件清单》结合本单位实际制定 本级《有效文件清单》。 5.6.4有限公司机关各相关部门除执行集团公司《有效文伟青单》 外，还要编制本部门的有效文件清单。 5.7文件复制 5.7.1复制受控文件由文件使用人员填写《文件复制审批单》，经 本单位办公室领导批准后方可办理。 5.7.2复制后的文彳牛按5.4.3条款进行管理。 5.73项目部受控文件复制、发放，由办公室按照程序文件的有 关条款执行。 5.8文件更改 5.8