会议种类流程及相关应急预案培训教材.pptx

会议种类、流程及相关 应急预案培训 ;;形式： ;城市推广会议定义;执 行 规 范 目 录;Ⅰ 会议沟通与确认;ⅰ.与市场部沟通;ⅱ.销售代表沟通 ;ⅲ.酒店沟通 ;ⅳ.物流供应商沟通 ;ⅴ.AV供应商沟通 ;Ⅱ 会议准备;Ⅱ 会议准备;Ⅲ 会议执行;Ⅳ 会议结束及报告;Ⅴ 应急预案;ⅱ.货运---不能按时到达或货运出错 1、如会议开始4个小时前确认货物无法到达，向市场部及时通 报并立即采用应急预案;会场内外首先落实布置：落实名 牌、会场引导(酒店打印) 2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相 关展示物 3、与销售沟通、确定应急抽奖程序 4、专人催促物流公司送货，确定货物不丢失，保证后面的会 议继续正常使用，并要求供应商给出发生问题的原因 ;1、如会议开始4个小时前确认货物可以到达，但可能会晚到， 首先向市场部及时通报并立即采用应急预案;会场内外首先 落实布置：落实名牌、会场引导(酒店打印) 2、与当地代表提供产品相关拉网展架、易拉宝等相关展示物 3、与销售沟通、确定应急抽奖程序 4、专人催促物流公司送货 5、购买2/3答题器数量所需电池 6、如会前货物不少于半小时到达，与大会主席和当地代表沟 通，顺延会议开始时间15分钟，继续执行答题程序;ⅲ.投影等设备出错（举例：投影仪） 会前两小时投影仪调试不成功，立即采用应急预案 ①确定供应商调换投影仪的可行性； ②酒店提供投影仪可行性； ③当地代表提供投影仪可行性； ④备选供应商提供投影仪可行性。 注：十分钟内必须有确定的解决方案并立即执行;ⅳ.其他 1、大会主席或讲者临时更换 第一时间把更改当的名牌商务中心重新打印 2、停电 ①电脑操控人员反复呼喊:各位老师请您原位坐好,谢谢您的配合 ②现场支持人员立即找拜耳销售人员协助维持现场秩序 ③现场支持人员与客户负责人确定是否等待并继续会议 ④与酒店落实停电原因及解决办法 ⑤来电后设备及时恢复正常使用;ⅴ.汇报沟通 1、按照预案临场处置，保证会议正常进行是第一重要的,发生 问???，无论现场情况如何，执行人员必须以第一时间与公司 领导或客户沟通，告知并确定问题的解决办法 2、问题得以控制后，支持人员必须向市场部负责人电话汇报 3、会议结束后写书面总结，24小时内发邮件给市场部负责人 及公司领导，如因行程原因不能及时发送邮件，顺延一天 汇报;;形式：;;形式： 展台搭建+展台活动+卫星会;一、展台分类及设计 二、常用展台材质 三、设计与材质的关联 四、几方面关心的沟通;1、标摊 2、特装;展台分类—标摊;展台分类—特装—简易特装;展台分类—特装—普通特装;二、常用展台材质;三、设计与材质的关联;表面材料相关： 防火板较厚，1.2*2.4米一块，接缝处痕迹较为明显。价格较贵。 波音片较薄，接缝出容易处理，但对木质结构表面的平滑有较高要求，表面必须平整，否则看上去会坑洼不平。价格较为便宜但对制作工艺有较高要求。如果客户预算高可以在防火板上再贴波音片，效果可以稍微细腻一些。 两种材料的选择上与设计无太大关联，主要是看供应商更善于用那种材质。;画面、LOGO相关： 写真背胶运用最多，可以直接贴在防火板、波音板、灯箱片、KT板上。可以表现任何画面。 即时贴用于单色画面，如刻单色LOGO，单色地贴等。 LOGO分平面和立体两种，平面是写真背胶或即时贴，立体则是加KT板，亚克力等。立体LOGO中KT板最为便宜，亚克力的透光性更好，更有立体感，中间掏空可装小灯做成发光字。更有效果，但是价格很贵。;灯箱相关： 灯箱为框架内置灯管，有机片上贴灯箱片画面组成。 可以根据设计做成异形。 灯箱的框架一般为木质，金属的造价稍高但是质感好。最昂贵的是亚克力灯箱，适合高档展会。 灯箱的亮度是展台效果中最重要的因素之一，灯箱里边得灯管越多，功率越大就越亮。;地台相关： 地台使展台的整体性，和立体感增强，可以用于配合体现整个展台的主色调。配上发光地台的展台时代感更强。 台面发光地台是木质结构埋上灯管上边盖上玻璃板。四面发光的地台为四周埋灯管配合玻璃板，可以突出展位的轮廓。 ;布类相关： 布类多用绷出圆弧状异形，很多情况下要配合灯光。 弹力布弹性好可以很大限度拉扯，但是易燃，多数展会禁用。 牛津布是弹力布的替代品，进口材质，均匀透光好于弹力布，但是价格稍高。 宝丽布可塑性不强透光性差。多用于绷背景。;辅助相关： 阳光板是一种透明中空酯类板材，一般有蓝色、绿色、奶白色、无色、红