会议管理案例.pptx

会议的组织和管理主讲人：周玲秀2000年8月 会议的组织和管理 目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录 会议的组织和管理 会前准备 - 目录? 策划案的内容? Team小组? 会场勘察? 起草协议? 会务分工? 制定会议费预算会前准备 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组组织落实，成立TEAM组 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察?会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察勘察原则：?会务工作为会议内容服务?以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行原则 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 注意 事项?会场方面宾馆的软硬件? 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 注意 事项餐饮方面租车问题价格问题??? 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期2、 住房标准及费用3、 场地安排及费用内容涉及 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 4、 餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定7、 结算等内容涉及 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工会务组的分工 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：99代理会人员分 工职责 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 ? 工作认真负责、细心、耐心 ? 沟通协调能力强 ? 任劳任怨能连续作战 ?服从分配协作意识好 ?原则性强 ?应变能力强对会务人员的要求 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算必须注意的问题 ?年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批； ? ? 会议费预算的制定 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；提前行文，写明规则。??会议费预算的制定 会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件 会议的组织和管理 案例案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知 会议的组织和管理 会务的实施? 会务组：出发时 间及工作内容 ? 签到注意事项? 会议期间的工作? 会议结束的工作会务的实施 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间? 提前两天出发 ? 熟悉环境检查工作 ? 熟悉各自接口人 ? 购物及准备工作 ? 开预备会 会务组的工作 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 注意 事项?关键点：住房钥匙签到台住房分配其它??? 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 案例： 签到程序界面演示 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间? 与餐厅的联系 ? 与会场的联系 ? 与服务台的联系 ? 与客房部的联系 ? 处理突发事件开会期间的工作 会议的组织和管理