企业电子邮件沟通规范及技巧教材.pptx

企业电子邮件沟通规范及技巧一、电子邮件使用的基本原则1、电子邮件沟通的重要性80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务2、为什么使用电子邮件沟通如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端3、需要发送邮件的情况正式工作报告部门之间事务往来，需要留下书面资料的。通知知识推荐和信息传递没有见面交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。二、电子邮件写作规范电子邮件包含的内容发送对象主题称呼与问候正文附件签名1、发送对象的选择要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回Email。 BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。适当的规则有助于提升你的形象！只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」?选择邮件发送对象的时候避免以下现象非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替选择邮件发送对象的时候避免以下现象对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件不能随便向群体邮箱发送不必要消息全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）几种常见的邮件发送对象选择工作计划的发送对象经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持2、主题主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要空白标题，这是最失礼的标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题3、称呼与问候恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。邮件开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”您好”；结尾常见的写个Thanks and Best Regards.中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。4、正文格式邮件结构：第一段与最后一段是重点电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，