教学课件：《文书学》倪丽娟.ppt

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈢ 灵活 1．条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 ⑵ 排列只提原则要求，具体方式可由机关自定。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈢ 灵活 1．条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 ⑶ 《规则》允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 1.整理单位 《规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。所谓件就是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 案卷脊背 立卷改革前后案卷脊背 案卷脊背和底边 第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈤ 填写卷内备考表 卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。 卷 内 备 考 表 式 样 填写卷内备考表 第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈥ 装订 装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。 上夹 上卷皮 作三孔标记 打孔 打孔 打孔 穿线绳 穿线绳 穿线绳 穿线绳 穿线绳 系线绳 第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈦ 立卷检查 1.文件收集工作。 2.案卷质量要求 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 1．取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2．界定“件”的概念时，从检索的实际需要及 减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 3．分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4．装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 5．排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 6．归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 7．取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 8．无需编页号，目录改设“页数”项。 9．归档文件直接装盒保管。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 10．无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 11．档案盒的项目设置有了较大变化。封面只“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项。增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 ⑴ 从计算机高效、快捷的能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 ⑵ 简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，同时保留了分类、排列等工作环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调将同一事由的文件排在一起，便于手工管理。 第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要