会议组织与管理培训教材.pptx

会议组织与管理 靳连冬 西北大学公共管理学院 邮箱：545@163第一部分 会议概述会议及其特性会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动 。组织性：明确的主办者；健全的领导、管理服务体系；严格的活动规则；科学的会务程序。口头性：报告、发言、讲话、辩论（可辅以书面和声像交流方式）群体性：三个以上成员（对等的民事主体之间所举行的两人之间的单独会见和会谈）。会议目的表现形式：议题、议程、会议结果。 会议作用沟通信息发扬民主科学决策协调关系联络感情推动工作会议活动要素 主办者与会者议 题时 间地 点形 式结 果会议主办者 会议主办者：对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。会议主办者： 具有领导和管理职权的机关 会议的发起者 合作性组织成员（成员体轮流主办年会，或通过申办竞争方式获得主办权） 与主办者相关的术语 承办者：具体落实会议组织任务的机构或个人。协办者：是通过经费资助、名义使用、智力支持、物资援助、人力保障、工作分担等方式对会议活动提供支持，并承担民事法律连带责任者。赞助者：是以某种形式提供赞助的机构或个人。与会者：是会议活动的主体。一般由正式成员、 列席成员、特邀成员和旁听成员构成。会议议题会议议题：是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。相关术语： 会议主题 中心议题 动 议会议时间会议时间：起讫时间和时间跨度。相关术语： 会 期 会议周期 休 会 复 会 闭 会会议地点 会议地点：地理位置和具体场所。相关术语： 实地会场 虚拟会场 主 会 场 分 会 场会议形式会议形式：组合会议主体、信息和物质各要素的手段和方式。相关术语： 座位格局 气氛渲染 活动样式 技术手段会议结果 会议结果：会议结束时实现目标的程度。 会议结果：文件记载，公布传达。 两类相关文件： 过程文件 最终文件会议种类按性质分：法定性会议、非法定性会议按与会者来源分：国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议按与会者相互关系分：纵向关系会议、横向关系会议按目的、作用分：周知性会议、显示性会议、征询交流性会议、决策权力性会议、协调性会议、行业性会议、专门会议按会议方式分：现场会、演示会、电话会、视频会、广播会、计算机会、座谈会、茶话会、招待会、普通会第二部分 会议管理会议管理主要内容成立组织领导机构建立会务工作机构制定会务工作原则会议领导机构组 织 委 员 会筹 备 委 员 会主 席 团资格审查委员会学 术 委 员 会：会务工作机构是在会议领导机构的领导下完成会议组织、协调和善后工作并为与会者提供全面服务的工作系统。会务工作机构一般称大会秘书处，设秘书长。 秘书长既是组委会(筹委会)的领导成员，又是会务工作机构的负责人。 秘书长职责筹备阶段，协助会议领导机构负责人开展工作，执行领导机构的各项决定和决议；根据会议领导机构授权，审查批准会议活动的各项具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调；向会议领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出存在的问题并提出改进措施； 法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一次主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席；领导秘书处，处理会议活动举办期间的日常工作，签发各种文件；负责领导会议的善后工作。秘书处及其构成秘书处：在秘书长领导下具体实施会务的工作机构。秘书处构成： 文件组 组织组 联络组 提案组 宣传组 简报组 总务组 保卫组文件组（秘书组）：负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工作；组织组：承办代表资格审查工作和选举方面的工作。如起草代表资格审查报告和选举办法，编制代表名册、选举程序，设计和印制选票，印发候选人情况介绍或简历等；联络组：负责会议主席团与各代表团之间的传达、反馈等联络工作，有时也负责作会议记录；提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案和议案；宣传组：负责会议的对外宣传工作，包括：制定会议的宣传与公关工作计划并组织实施，组织、安排、协调记者的采访活动，统一向媒体提供会议的新闻稿，承办新闻发布会或记者招待会，负责会议音像资料的录制和管理工作等；简报组：负责编写和印发会议简报、快报。总务组：又称后勤接待组。负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观游览、文娱活动、车辆调度、会场安排与布置、设备保障、用品发放与管理、经费预算与筹措、财务管理、现场急救等方面的工作；保卫组：负责会议期间的安全保卫工作。秘书处分工会务工作原则 准备充分原则 分工协调原则 服务周到原则 确保安全原则 节约环保原则 提高效率原则准备充分原则思想准备信息准备：议题性信息、指导性