供应商现场审核技巧_2.pptx

供应商审核注意事项及审核技巧质量管理部：刘雨2014-1-15在培训前，需要了解一下什么是审核：1、定义：为获得审核证据对其进行客观的评价，以确保满足审核准则所进行的系统的、独立的并形成文件的过程；2、分类： ① 内部审核（内审）：也叫“第一方审核”，由组织内部自行组织或以组织名义进行的，评审组织自身管理体系的有效性、充分性、适宜性； ② 外部审核： a） 顾客审核：也叫“第二方审核” b） 外审：也叫“第三方审核” ③ 结合审核：TS体系和HSE体系被一起审核时； ④ 联合审核：当≥2个审核方共同审核同一受审核方时。目录一、审核前准备二、首次会议三、现场检查四、提问技巧五、审核过程的控制六、末次会议一、审核前准备1、 审核前准备① 目的：明确审核目的年度审核、新供方开发、验证反馈问题、供方质量问题的跟踪、供方能力提升等；② 范围：依据不同的审核目的确定审核范围及审核表年度审核：体系或过程审核验证反馈问题：过程或这某一流程供方质量问题跟踪：过程或某一流程新供方开发：体系审核能力提升：体系或过程③ 编制审核计划，在审核前一周发送被审供应商进行确认审核计划中包括：审核时间、目的、范围、参加人员、其他要求二、首次会议1 首次会议 ① 向供应商代表介绍审核组成员② 确认审核的范围、目的、计划安排③ 在审核组和供应商代表之间建立正式的联络渠道（陪同人员）④ 促进供应商代表积极参与由审核组长主持以上任务的完成，为审核顺利进行作基础三、现场审核3.1 现场审核：是根据制定的审核表按审核计划的日程安排，通过现场观察、查阅审核培训课件/新建文件夹/05%20原材料检验规范V1.1.docx文件和审核培训课件/新建文件夹有关记录、与供应商人员的交谈和提问，必要时经实际测定等调查方法，抽取一定的样本，查证发现问题和获取客观证据，以确定相关条款的符合性、判定最终审核结论。审核的基本方法是抽样检查，但如何抽取样本，查证记录、发现问题和获取客观证据，则必须掌握审核的技巧和方法。审核的方式大致可以分为以下4种：3.1.1 按部门审核是以部门为中心进行审核，根据审核的要求以受审核部门有关的内容条款为主线进行审核。这种方式的优点是审核效率高，但要求审核员对审核的条款很清楚，同时充分了解受审部门的职责。按部门审核策略① 部门的职责、过程、绩效指标及完成情况；② 未达到绩效指标本部门所采取的活动；③ 未完成指标的改善活动；④ 活动所涉及到的输入和输出3.1.2 按过程审核是以过程为中心进行审核，一个过程往往涉及多个部门，审核时要覆盖涉及的部门，但应以主要的业务职能部门为主。这种方式的优点是目标集中，易体现与审核的符合性，但要求审核员注意掌控，主抓主要职能部门。选择面谈的对象选择合适的人--节省时间；明确面谈的目的--找面谈对象；找相对较为新的员工面谈--培训程度；找老员工面谈--适应程度；避免受陪审人员的引导来确定面谈对象。3.1.3 顺向追踪按照质量管理体系运作的先后顺序进行审核。优点是可系统了解体系运行的整个过程，可观察查证接口协调情况，要求审核员对体系的运行有整体的了解。例：从订单评审开始到产品的交付；从文件管理部门查到具体文件的有效性；从不合格产生，查到纠正措施。从文件内容查到实施情况（可以事先准备好公司与供应商合作的具体订单信息）。3.1.4 逆向追溯按照质量体系运行的反方向进行审核，如从实施情况查到文件从交付查到订单，从形成的结果到影响质量的因素。优点是从结果查起针对性强，易发现问题。例：从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理；从几种原材料的标识查到进货检验及采购控制；从设计输出查到设计输入。3.2 现场审核要注意调查取证的方法，以便收集较多信息，获取可信的客观证据。归纳为“问、听、看、记”： A 问：要善于提问，以审核表为主线，抓住主题，适当延伸B 听：要注意倾听，观察对方的态度、表情及反应，并适当引导C 看：要仔细观察，注意现场环境、设备、产品和标记，查看有关文件和记录，通过测量、讨论等手段获取客观真实信息D 记：要作好记录，“口问手写”，对调查获取的信息、证据作好记录，包括问题发生的时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文件记录等，以做判断的依据。四、提问技巧4.1 提问的目的：解释你的需求，引导受审核方--讲明提问的原因--不要命令对方例如：可以说“我可以看几份最近完成的设计评审记录吗？不可以说：把设计评审的记录给我看。--不采取投机取巧的方法获得信息--引导受审核方给你想要的信息例如：可以说：您是怎样处理不合格材料？重复这句话如：对那些不能满足要求的物料您是怎样处理的？ 还可以说：让我们从您发现分供方提供的是不可接收的产品开始吧。4.2 提问注意事项--目的要明确，表达要准确--应考虑被问者的背景--注意被问者的神态表情，适时地表达好意