时间规划与管理.pptx

時間規劃與管理時間的規劃與管理生涯規劃中的一項重要的議題，就是時間的規劃與管理。如何能在有限的時間與精力中完成眾多的目標？以下介紹一些概念與方法，但是最重要的還是要看個人經過嘗試的經驗，之後修改才會最有幫助。前言種下一個想法，得到一個行為。種下一個行為，得到一個習慣。種下一個習慣，得到一個個性。種下一個個性，得到一個命運。與時間有約當我們感受到時鐘與羅盤之間存有時差，問題便產生了，這表示我們沒有對生命中最重要的事情付出應有的心力。 人總是無時無刻面對「時間運用」的問題，無論是面對重大的人生轉折或芝麻綠豆般的生活瑣事，難免要做一番抉擇，而且更需自己承擔抉擇的後果。當然，結局不一定都是甜美的，尤其在時間的安排無法符合內心的羅盤時。急迫性偏執如果我們不能有意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費時間在不重要的事。請你先花點時間想想：你「知道」在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活、專業或工作會有積極的意義？如果你知道做這些事具有積極的意義，現在為什麼還不做？急迫性偏執多數人都不了解「迫切性」對我們有多麼大的主宰力量。電話鈴響、敲門聲、截止日期，無不令人心神不寧。當我們解決一件重要而迫切的問題後，心裡自然會升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會地位象徵，承認自己不忙簡直是種恥辱。我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口，讓人無法思索生命中最重要的是什麼。 急迫性偏執重要的事通常不需要在今天或這個星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要而無法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。然而，如果從時間的架構來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺時自己已成為急事的奴隸。 急迫性偏執傳統的時間管理法多半只會使急迫性偏執更加嚴重。每日的行事曆只會讓人把焦點放在如何將事情按照緊急的順序做完。生活中急事的比重愈大，相對的，完成的重要事情就愈少。當我們脫離急迫性的驅使，開始探討重要性的問題時，首先面對的基本問題就是「何謂最重要的事」，以及「如何才能把最重要的事視為當務之急」。 與時間有約何謂最重要的事？人生有幾個基本需求，如果無法獲得滿足，便會覺得空虛、不圓滿。這時或許會以忙碌來填補空虛，也可能因暫時的一點成就而沾沾自喜。不論我們對這些需求是否徹底了解，是否能積極實踐，都不能否定內心深處確實有這些需求，而且不容忽視。與時間有約這些需求簡而言之就是生活、愛、學習與發揮影響力。生活是指食衣住行等「物質」需求；愛是指愛人、被愛、與人產生關係，有歸屬感等「社會」需求；學習是自我發展與成長的「心理」需求；發揮影響力是感覺人生有意義、有目的，對他人有貢獻等「精神」需求。與時間有約與時間有約這些需求對我們的生活品質與時間安排有什麼影響？ 這些需求都非常重要，任何一項無法滿足，便會降低生活品質，甚至可能使你變成急迫性偏執狂。我們愈想完成更多的急事，愈加劇急迫性偏執的病情。也就是說，在人生的四大需求有所缺憾時，我們總是以忙碌所產生的快感來取代。要事 VS. 急事所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒有「急迫性」，或者說其急迫性必須我們主動去發掘。我們以「時間管理矩陣」來探討急事與要事的關係。矩陣中將日常活動分成四個象限，裡面涵蓋了所有的時間安排方式： 與時間有約第一象限：急迫又重要的事。如上課、準時完成工作…第二象限：重要但不急迫的事 如運動、陪家人第三象限：急迫但不重要的事 如接電話、回email、買東西、做家事第四象限：屬於不急迫又不重要的事 如聊天、抱怨、煩惱…與時間有約我們觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當的代價？當你為急事忙得團團轉時，是否忽略了重要的事？什麼事對你而言是最重要的？我們以同樣的問題問過數千個人，發現絕大多數的答案可為下列七類：與時間有約改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與組織、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。這些都屬於第二象限，全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項，為什麼不能身體力行？也許因為這些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。然而事實上，這些事才是你必須主動去做的。與時間有約我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右，實際上在做任何決定時，如果你以急迫性為考慮重點，問題便會產生。如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠離三、四象限。當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力，自可減少許多耗費在急迫性事情上的時間。與時間有約如何找出時間來做第二象限的事？最理想的方法是從第三象限騰出時間。第一象限的事既急迫又重要，當然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有