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文件受控流程
文档密级:内部公开
DATE \@ yyyy-MM-dd 2021-07-26
第PAGE1页, 共 NUMPAGES \* Arabic 5页
文件受控流程
目的
规范公司文件档案管理过程,明确流程中各项工作的执行角色、工作内容、输入输出文件。
概述
适用于公司各类文件的受控、保存、分发、废止的运作过程。包括文件新增受控流程、文件修订受控流程、文件废止流程以及文件增补流程。
公司受控文件包括流程性文件与产品数据类流程图。
文件控制中心(DCC)接到受控文件申请后处理事务的时间基线:2小时,其中编辑编码、存档文件时间为1小时,打印文件并通知使用部门领取文件时间为1小时。
术语
名称
定义
时间基线
极限时间,本文中指最长时间即处理事务的最迟完成时间。
角色与职责
角色名称
职责
对应职位/岗位
文件受控申请人
文件受控申请、文件废止申请
各部门指定的产品资料管理人员
文件标准化人
文件审查、编号、保存
文控专员/文控
文件领取人
回收旧文件并上交文控中心,领取新文件;增补文件申请提出
各部门指定的产品资料管理人员
标准化文件分发人
回收旧文件,发放新文件
文控专员/文控
文件丢失责任人
负责搜寻丢失文件的下落,若搜寻不到,负责办理丢失文件的丢失说明
各部门指定的产品资料管理人员
流程图
清晰版本见如下附件:
5.1、PDF文档
5.2、原始可编辑文档
流程说明
活动编码
活动名称
活动内容
角色
输入
输出
1-01
文件受控申请
申请文件受控:将文件申请单电子档、签核后的纸档扫描件(彩色)、PDF档与原始档文件通过Email传递给文件标准化接口人。
文件受控申请人
文件受控请求
文件受控申请档案、文件申请单
1-02
文件审查
审查文件格式的符合性:表单编号与受控表单一致、文件格式、文件完整性。符合要求则接受文档,不符合则驳回文件受控申请人的文件受控申请。
文件标准化人
文件申请单、文件受控申请档案
文件接收或驳回信息
1-03
驳回申请
将审查不符合结果告知文件受控申请人
文件标准化人
驳回信息
审查不符合结果
1-04
文件标准化
文件编号、盖章并将文件转化成PDF电子档。
文件标准化人
文件接收信息
标准化的文档
1-05
文件保存
1.将老版本文档存放在文件存放资料夹的历史文档资料夹中(此文件夹不对外公开);
2.将新版本文档存放在文件存放公共文件夹中(此文件夹允许外人访问,权限只读)
文件标准化人
标准化的文档
分类管理的文件
1-06
文件打印
将标准化的文件进行打印作业
标准化文件分发人
标准化的文档
打印的文档
2-01
旧版文件回收需求判定
判定是否有旧版文件回收需求
标准化文件分发人
标准化的文档
判定结果
2-02
旧版文件回收通知
通知旧版文件持有单位上交旧版文件
标准化文件分发人
文件分发记录
文件回收通知
2-03
文件发放通知
通知文件接收单位领取文件
标准化文件分发人
文件申请单
文件发放通知
2-04
旧版回收
检查旧版文件回收情况
标准化文件分发人
文件回收通知
判定结果
2-05
文件丢失说明
办理文件丢失说明并经部门长签核,完成后提交给文件发放人备案。
文件丢失责任人
查找结果
文件丢失说明书
2-06
新版领用需求判定
判断是否需要发放新版本 文件给文件丢失单位
标准化文件分发人
文件发放通知
判定结果
2-07
文件发放
发放文件给文件接收单位,并登记发放记录
标准化文件分发人
文件发放通知
打印的文档、受控文件发放回收记录
2-08
文件领用
文件领用单位领用受控文件
文件领取人
文件发放通知
3-01
文件作废申请
发出文件作废申请单
文件受控申请人
文件作废请求
作废申请表
4-01
文件增补需求提出
提出文件增补需求
文件领取人
文件增补请求
文件申请单
裁剪指南
清晰版本见如下附件:
7.1、PDF文档
7.2、原始文档
7.3.文件废止流程
文件废止申请提交文件标准化人后,经审核后直接转R2流程。
7.4.文件增补流程
文件增补需求提交标准化人后,经审核后直接转R3流程。
流程范围
流程起点
文件受控申请或文件作废申请或文件增补需求提出
流程终点
文件领用或文件回收
输 入
文件受控请求或文件作废请求或文件增补请求
输 出
打印的文档、受控文件发放回收记录
流程绩效指标
指标名称
受控(废止)文件操作及时率
设置目的
查找异常因素,以及时斧正。
指标定义
评估受控(废止)文件及时操作的时效性
计算公式
1-超时完成受控(废止)文件的次数/理论受控(废止)作业的总次数×100%
测 量 点
工作时间内从收到申请时起计算
计量单位
百分率
统计周期
月
说 明
无
支持文件
序号
文件名称
1
产品数据类文件编码原则及版本控
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