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人事档案管理规定 1 目的和范围 为加强公司人事档案工作，提高科学管理水平，有效的保护和利用 人事档案，充分发挥档案的作用，制定本规定。 本规定适用于公司及所属各单位人事档案的管理。 2 术语和定义 2.1 人事档案 本规定所称人事档案室指记载公司员工个人经历、政治思想、品德作风、 业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，是历史地、全面地 考察了解和正确使用员工的重要依据。 3 职责 3.1 人事处（党委组织部）（以下简称人事处）负责管理所属各单位领 导人员及公司机关人员人事档案。 3.2 所属各单位负责管理本单位人员人事档案。 4 管理内容 4.1 管理范围 人事档案管理范围，原则上应与人事管理范围相一致。公司两级组 织人事部门对所管理的合同化员工、市场化用工应建立人事档案。 4.2 归档与整理 4.2.1 人事档案材料形成部门，必须按照《人事档案材料归档范围》及相 关规定，规范制作人事档案材料，确保内容真实准确，并在材料形成之 日起一个月内送交人事档案人员归档。符合归档要求的材料，应当在接 收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理装订。 2018-6-20 发布 2018-6-20 实施 人事档案管理规定 页码：2 / 10 4.2.2 组织人事部门应根据《人事档案材料归档范围》，主动向人事档 案材料形成部门、员工本人和其他有关方面收集人事档案材料。 4.2.3 成套材料应保持头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时 收集补充。 4.2.4 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档 的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位 组织人事部门公章。 4.2.5 归档材料填写不规范，手续不完备，材料形成部门应当重新制作， 补办手续，或者由具有人事管理权限的组织人事部门审改（或出具组织 说明）并加盖公章。 4.2.6 人事档案材料的载体使用国际标准A4 型（长297 毫米，宽210 毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20 至25 毫米装订边，按照靠左 下对齐的方式打3 孔装订，字迹材料应当符合档案保护要求。 4.2.7 人事档案管理人员应按照《人事档案材料整理方法》整理人事档 案。在人事档案整理过程中应当认真开展审核鉴别工作，重点审核鉴别 是否有虚假、涂改、错装材料、信息填写不准确、制作不规范、手续不 完备、成套材料不全、材料缺失、材料重复、不属于归档范围归档等情 况，对发现的问题要及时登记、处理。需要整改的，由材料形成部门进 行整改。 4.2.8 按照劳社部和中组部有关规定，对出生日期与人事档案记载不一 致的，应当以人事档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。 4.3 保管保护与提供利用 4.3.1 人事档案保管应建立专用库房。库房的设施和安全措施应达到防 火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温的要求，温度控制在14℃至24 ℃ 以内，相对湿度控制在45%至65 ％以内。 人事档案管理规定 页码：3 / 10 4.3.2 组织人事部门每年应当对所管理的人事档案进行一次全面检查核 对，及时发现并解决问题，避免“无头档案”和“人档分离”的现象发 生，保证管人与管档相一致。 4.3.3 人事档案一般不得外借。确需借出使用时，应当说明理由，经过 组织人事部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。在人事档 案借用期间，借用人员不得擅自转借他人，并要承担相关档案的保管和 必威体育官网网址责任。 4.3.4 查借阅人事档案事由主要有：干部考察、任免、调动、政治审查、 组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档 案副本等组织人事工作；办理案件；办理社会保险、公证；办理户口； 编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念等。 4.3.5 查借阅人事档案，须填写《人事档案查借阅审批表》，由查借阅 单位负责人签字、盖章，按照人事管理权限进行审批同意后，方可查借 阅。查借阅人事档案的工作人员应是中共党员。 4.3.6 任何个人不得直接保管和查借阅本人及其直系亲属和姻亲人员的 人事档案。 4.3.7 查借阅人事档案，必须严格遵守必威体育官网网址制度和查借阅制度，严禁涂 改、圈划