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有 限 公 司
编 号
ZT-WI-QC-02
供应商扣款、退料管理规定
(试行)
版 本
试行版
页 码
第 PAGE 2页/共 NUMPAGES 3页
本文件为公司机密档案,未经许可不得复印及私自携带﹡
备注:
该制度负责主导部门为品管部,主要职责是维护制度规定事项的运行、检查、指导及问题收集、处理;
凡是与本制度相冲突的内容一律按本制度执行;
3、此制度为试行版,若运行过程中遇到运作不畅等情况时,请及时提出更新。
文 件 更 改 记 录
版本
修改内容
更改日期
修改人
试行版
新版发行
2018-07-11
夏自贵
评 审 栏
会 签 部 门
总 经 办
稽 核 办
业 务 部
研 发 部
P M C 部
采购一部
采购二部
生 产 部
品 管 部
仓 储 部
船 务 部
财 务 部
管 理 部
勾选
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会 签
1.0目的:
为确保公平合理的处理好因供应商责任导致我司损失的扣款项,以便双方财务能及时处理货款及顺利退料,确保双方意见达成一致,特规定以下事宜
2.0范围:
因供应商损耗超出要求、品质不良、交期延误、测试失败、客户验货失败导致我司受到经经济损失、声誉受到影响之物料
3.0职责:
3.1 品管部:负责品质异常的判定、反馈给采购及供应商;涉及扣款事项的确认、提报。
3.2 采购部:扣款金额的确认、核算;与供应商的沟通。
3.3 财务部:负责核对供应商请款单及扣款的执行。
3.4 仓 库:负责隔离物料的保管与退料。
4.0操作内容:
4.1 异常问题反馈:品管部、采购部在与供应商建立的品质沟通群里及时反馈品质异常,供应商及时回应异常和改善对策,对于重大异常(金额3000元以上,下同)请供应商三天内到中天公司面对面沟通、讨论与解决问题。
4.2扣款流程
4.2.1中天公司品管部在收到品质异常报告流程(订单完全结束)五个工作日内,完成相关经济损失的核算,涉及采购单位配合采购单价的,请采购部在三个工作日内提交。
4.2.2由总经理批示扣款,采购部在三个工作日内完成:品质异常报告里签核扣款意见、填写《扣款通知书》、品质沟通群里通知供应商、以及以邮件方式正式传达供应商。
4.2.3供应商在收到我司的扣款通知后的三个工作日内必须处理完毕,重大扣款项请在三个工作日内到中天公司申诉、沟通,否则当自动默认此扣款,不得在每个月对帐时才处理或申诉。
4.2.4双方财务部在接到扣款通知后,当月22号前对帐完毕,开立发票;22号之后的可在次月对帐时处理。
4.3扣款项:分别如下
4.3.1次品扣款:
面料裁剪损耗加上不良率超过3%(大版4%)或和单个花型不良总数超过100米以上的严重问题,以及面料外观、功能性不良(如色差严重、印染问题、泼水、水压较差,而退货补数来不及采取特采)存在客诉风险的扣款或供应商问题反复发生的惩戒性扣款。
辅料、包材品质不良超出允收标准,反复发生之物料。
4.3.2返工费用扣款:因供应商原因,双方达成一致由我司返工的物料,对人工、相关耗材进行扣款
4.3.3测试失败、验货失败扣款:
4.3.4未准时交货产生的额外费用
4.4 扣款标准
4.4.1面料:
a、5000米以内不良瑕疵数及短米数比例合计达到3%(大版4%)以上,且无法及时补数,将进行扣款,具体算法如下公式:
(采购单米数-验收数+不良数-补料数)/采购单数×100%3% 将进行扣款。(大版4%)
扣款数量=(交货单米数-验收米数+不良数)-验收米数×3%(大版4%)
扣款金额=扣款数量×采购单价
b、5000米以上不良瑕疵数及短米数比例合计达到2.5%(大版3%)以上,且无法及时补数,将进行扣款,具体
算法如上公式相应变更。
辅料扣款数量=采购单数-验收数+不良数-补料数
扣款金额=辅料扣款数量×采购单价
惩戒性扣款及金额由总经理批示,主要是供应商异常反复发生,未见改善的主、辅料或外购品。
4.4.2返工费用扣款:正常按实际返工费用进行扣除,算法如下:
扣款金额=工时×现行工时单价+物料耗材费用
如涉及多次发生问题之供应商,影响较大,改善慎微,将由总经理批示做特别扣款,扣除费用上限:
扣款金额=3×实际返工费用(返工费用=工时×现行工时单价+物料耗材费用)
4.4.3测试失败、验货失败,扣款费用为:
扣款费用=重测费用 或
扣款费用=验货产生的沟通费用
4.4.4延期交货导致客户罚款或是拖柜押夜费等、其它额外费用,按实际产生费用提报扣款。
4.5扣款涉及不良物料保管与退回规定
仓库妥善保管异常物料。如需要办理退料的,为避免日后争议,请在收到我司的扣款通知三个工作日内确认退货需求,并一个星期内办理退货寄回事宜,否则中天公司将有权自行处理。
5.0 扣款
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