材料采购环节的风险防范——基于齐齐哈尔药厂的案例分析.docVIP

材料采购环节的风险防范经营管理材料采购环节的风险防范一基于齐齐哈尔药厂的案例分析陈志霞（中央财经大学北京市海淀区１０００８１） 【摘要】材料采购是企业经营的一个核心环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货币资金的流出和对外负债的增加；而且采购业务发生频繁，工作量大，运行环节较多，容易产生漏洞，齐齐哈尔药厂就是典型一例。为了提高采购效益，规避采购风险必须加强对采购流程全过程的管理和监督，加强采购的内部控制，规范采购行为，防范采购过程中的差错和舞弊，保证单位采购在满足生产的前提下最大限度的降低采购成本，提高资金的使用效率，提高企业的盈利能力。 【关键词】材料采购；齐二药；风险防范一齐齐哈尔采购环节中存在的问题２００６年。齐齐哈尔制药有限公司（以下简称齐二药）假药案曾轰动时，事件的起因是齐二药厂采购员组忠仁为图便宜，未向泰兴化工总厂索取资质证明，也没有到厂查看，购入假冒丙二醇，并最终作为辅料用于生产的亮菌甲素注射液在广东省药品招投标中独家中标，中山大学附属三院将原来使用其他厂家的亮菌甲素换成齐二药产品，造成了一系列的惨案。纵观全过程，其材料采购环节控制失败是整个案件发生的源头。１、采购作业流程中存在短板弱链（１）供应商的选择缺乏标准性。采购人员应根据采购计划和询价结果确定供应商。采购人员依据“请购单、准备采购作业：查询请购单上料品基本资料，如单价、往来厂商，了解过去采购及询价记录等。对于新的供应商，企业应要求对方提供样品，进行检测，确认是否符合国家标准，如有必要，相关负责人对生产厂家的资质、生产流程等进行实地考察。在本案中，采购员依据互联网和电话确定了供应商，没有按企业内部管理要求进行确定，为后面的惨案埋下了隐患。（２）采购价格的确定缺乏科学性。采购价格的确定必须经过询价、 比价、议价和定价过程，由采购人员或组织价格调查小组通过各种方式了解相关产品报价，建立材料价格档案。组织价格评价体系，进行价格比较，最后议定价格进行定价。本案中，齐二的采购员未获取供应商的丙二醇质量好坏的证据，同时也缺乏充分的市场调查，对于偏离公允价值的丙二醇没有进行分析，这种不进行全面衡量而只考虑眼前利益的做法导致了采购环节的失误。（３）采购合同的订立缺乏周密性。我国材料采购合同在签订、履行、结算等环节存在着一些漏洞，主要有：签订虚假经济合同，套取资金价格虚高，合同条款表述不清合同条款执行不严，违约责任未能有效追究；将自身具有加工能力的业务外委，导致资金外流等。针对以上情况，应事前对签约进行审计；事中对结算进行审计；事后对消耗进行审计，有利于及时发现问题，进行更改。从而确保合同各个环节的严肃性和完整性。在齐二药厂事件中，由于更换了新的供应商而缺乏对合同订立主体的严格审核，使壬桂平有机可乘，早已不是泰兴化工总厂的员工却代表其签约。２、采购验收环节虚走形势企业所订立的货物到达时必须由采购部门、领用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括质量和数量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制。收货单一式数联，分别传送给采购部门和会计部门。齐二药在对材料检验过程中，违反质量检验的基本要求，进行无对照物的检验，仅形式上完成了检验，关键的质量控制活动未能有效实施，致使检验失败。 二、材料采购流程中各个环节防范风险的对策企业材料采购环节的分析防范。最主要的是建立严格的内部控制制度。一般来说，采购控制环节包括，采购预算、采购申请（请购）、采购作业、验收入库、货款结算、以上每一个环节环环相扣，构成材料采购控制的整个过程。圈１采购流程简圈１、采购预算环节的控制采购预算环节的控制既是单位从总体上统筹资金，减少资金闲置， 提高资金使用效率的需要，也是确保合理采购的需要。采购预算是根据生产所需，由使用部门填报采购预算申请单，经有关部门共同核准后，交采购部门编制采购预算。采购预算的批准由单位预算管理委员会集体决策。其控制的关键点是单位会计人员参加采购预算制定的全过程，采购预算应与全面预算系统的子系统协调运作，采购预算的编制是一个反复修订，集体决策的过程。其核心控制点为：采购预算的数量是否符合经济采购原则；是否能确保生产所需。 ２、请购环节的控制为使物资既能够满足需要，又能防止由于存货过多而造成的积压风险，在确定采购时，一般首先由生产部门根据生产计划提出申请，由使用部门的主管审批，并经资金预算负责人同意。材料保管部门接到请购单后应将库存量与生产部门需要量进行比较，认为生产所需超过库存数量，就应签字同意。采购部门才能办理采购手续。审批人根据规定的职责、权限、和程序进行审批，对不符合规定的采购申请拒绝审批。采购部门应检查采购申请是否属于该主管职权范围内可以批准的项目。其核心控制点为：请购是否确实开立请购单及经权责主管核准； 是否述