会议安排标准流程.docVIP

1 会议安排标准流程 开始 1、召开决议 根据市场部阶段性工作需要，组织全国新业务经理及相关人员召开季度、年度大会。市场部先内部开会讨论，明确会议目的、会议内容及其所要达到的效果，会务安排的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。 2、方案制定 会议实地考察：根据会议需要进行实地考察，对会议酒店、会议场地、住宿房间、三餐餐厅、参观休闲拓展场地的实际情况（设备设施等）、接待流程、其他事项等进行考察商榷。 会议方案内容主要包括： a 会议概况。包括会议名称、时间、地点、与会人员（包括出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议主持等b 会议议程。 c 会务安排。包括会议通知、会议文件资料准备、住宿就餐安排、会场布置、会议用品安排、会议交通安排、会议记录纪要与会议报道、摄影摄像录音安排、会议期间参观休闲拓展安排、会议费用预算、会议费用领用和报销，各项准备工作的责任人和完成时间，以及发言人及发言稿安排、颁奖、会议主持等各项会议准备工作及其相应的负责人，等会务安d 会议经费预算。列出各项会议费用（包括会议场地费、用餐费用、住宿费用、交通费用、参观休闲拓展各项费用、颁奖奖金奖品费用，以及其会议用品费用等），做出预算方案。 3、方案审批 会前筹备 1、会议通知 a 会议应发详细的书面通知和简要的口头通知，下通知一定要下到人，并做好通知记录。 b 通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期、注意事项、联系电话等，并将会议期间的天气预报进行提示（QQ群消息、手机短信方式）； c 通知范围：参会领导、其他参会人员、列席人员以及相关部门； d 通知下发后，应掌握人员出席、请假情况，准确详细填报《培训报名表》。 对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要a 会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、领导讲话、PPT课件等； b 会议程序文件，包括议程文件、日程安排、住宿安排、就餐安排c 会议管理文件，包括会议须知、述职考评、纪律考核等； d 会议音视频文件，包括会议前后、中间休息时间、晚宴的音视频文件。 安排专人负责，住宿、就餐安排要体现人性化关怀，体现温馨、细心、周到。 a 住宿。由会务人员提出要求，督促所在酒店落实。提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量，统一分配房间并对号入住，安排宾馆值班查寝，合理安排参会人员快速、有序地办理入住、退房等手续（可由会务人员统一代办入住、 将拟订的会议方案送相关职能部门会签，并报公司领导审批、会议文件准、住宿就餐安 2 收押金、领发房卡、退房、退押金、开发票等）。 b 就餐。由会务人员提出要求，督促餐厅等落实。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前确定就餐地点、食谱，统一安排就餐餐位并对号入座。通过每天的就餐情况，了解大家口味，尽可能协调临时调整菜品。就餐时间若因会议时间推迟要临时调整，须提前半小时跟餐厅协调好。 4、会场布置 4.1 会场的装饰 a 会场前背景布。大型会议，背景布等处需布置公司标识； b 主席台、演讲台装饰。根据会议需要在主席台、演讲台摆放花卉，铺上台c 会场前景装饰。根据会议需要悬挂横幅标语，摆放花坛等。 d 产品推介展示。根据会议需求安排展位、展台、展架、DM单、海报、产品e 会场路标。布置清楚醒目的会场路线标识。 4.2 会场座次排列 a 主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。如公司领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见b 标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在与会人员出席证上注明座次等方法； 4.3 其他要求 a 会场要考虑制冷、取暖、通风、会场周围噪音干扰等事项。 b 会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一，台布底沿能遮挡住c 会场座椅摆放间距要保证会议过程中服务人员端茶倒水进出方d 座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐； e 会场内音响、话筒、灯具等设备应提前1天调试，会前30分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品（无线话筒需多准备几块电池），随时应付突发情况。 f 会议用投影仪、连接线、电脑、激光笔、插线板、白板、白板笔等应提前1天调试，会前30分钟重试，确保正常使用。 4.4 特殊要求 a 对有表彰类会议，可根据需要安排主持、礼仪人员、乐队等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥；如果发放奖品，要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。安排好颁奖人员，并事先通知到位。准备的礼仪人员要设置好上台的时间、路线、方式，穿