归档文件整理方法和步骤要点.pdf

归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来， 分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。 国家档案局 2000 年 12 月 6 日发布， 2001 年 1 月 1 日起实 施中华人民共和国档案行业标准 《归档文件整理规则》，以我 国从 20 世纪 50 年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷， 推行文件级整理， 山东省档案局从 2002 年起在全省推行了这 一规则。 归档文件： 是指立档单位在其职能活动中形成的、 办理完 毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。 收集文件一般按年度进行收集，不同年 度的文件一般不得放在一起整理 (但跨年度的请示与批复，放 在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规 划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一 年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放 在结案年整理 ) 。 做好平时收集工作， 必须建立健全归档制度。 归档制度的 主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归 档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理 完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件 材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（ 6 月 30 日前）。 归档质量要求： 遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文 件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收 集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上 要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料 都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是 归档的文件数量充分 ，能在时间上反映出本单位完整的工作 活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然 形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学 分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看， 档案是由文件材料转化而来的， 文件 转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文 件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集， 要做好零散文件、 “帐外”文件、专门文件 （如特 殊载体）等的文件的收集。 （1 ）按照收文登记薄收集（ 2 ）按 发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简 报不能缺少底稿，不能重号、漏号。 （3 ）“帐外”文件：如会议 记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名 册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各 种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。 （4 ）加强对 电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要 职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关 的支持软件和数据等。 （5 ）收集本单位工作活动中形成的业 务、声像、基建、设备、实物等档案材料。 2、确定文件的归档和不归档。 按照本单位制定的《文件 材料归档与不归档范围》 ，把该归档文件保存起来， 把不该归 档的文件剔出。各机关团体按照国家档案局 8 号令要求，机 关文件材料归档范围和不归档范围大体四个方面。 归档范围： 第一，反映本机关主要职能活动和基本历史面