函的结构和写法,告知函、联系函、请求函的写法.pdf

函的结构和写法 ,告知函、联系函、请求函 的写法 (一)标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由 事由和文种构成。 (二)正文 1.开头。写行文的缘由、背景和依据。 一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简 要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述 1 来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以 现将有 关问题复函如下 一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。 2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审 批及告知的事项。 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一 段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。 ⒊ 结语。不同类型的函结语有别。 如果行文只是告知对方事项 而不必对方回复，则结语常用 特此函告 、 特此函达 。若是要求对 方复函的， 则用 盼复 、 望函复 、 请即复函 等语。请批函多以 请 批准 、 请大力协助为盼 、 望能同意 、 望准予 是荷 等习惯用语 收束。复函的结语常用 特此复函 、 特此回复 、 此复 等惯用语。 也有的函不写结语。 告知函范例 2 例一： 告知函 敬启者： 我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第 816 号单 交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。 货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单 外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感 遗憾。 发函者 3 例二： 告知函 敬启者： 贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制 伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开 出不可撤消信用证时付款。 我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运 并将文件寄出，作为向银行结帐任据。 敬上 发函者 联系函范例 4 例一： 联系函 敬启者： 信用证修改事项说明如下： 根据我方收到的信用证，其付款规定为见票 1 天付款。但是我 方所需要的， 是见票即付信用证。 此项规定已获贵方同意并在贵方订 单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十交 运，敬请贵方依照我方要求立即修改。 敬上 发函者 5 例二： 联系函 敬启者： 贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算 付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。 此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国 银行，本公司以电报发出， 贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方 能了解我方困境并给我方以协助。 发函者 6