公司会议管理规定范文.docx

公司会议管理规定范文 目的 为了规范公司会议管理，明确公司会议的申请、审批及组织管理 要求制定本规定。 范围 本规定适用于公司机关各部门、所属单位的各类会议 （ 含视频会 议）。 术语和定义 无 职责 办公室 （ 党委办公室 ）（ 以下简称办公室 是公司会议的归口管理部门 ; 负责对机关各部门年度会议计划及会议费用预算的统计汇 总，并组织向领导报批 ; 负责对各部门上报会议申请中有关会议执行的标准、召开 会议的地点、发生费用等内容的初核 ; 负责牵头组织公司一类会议的召开 ; 协助各会议主办部门组织召开二类会议 ; 生产运行处 是视频会议系统的技术管理部门 ; 负责视频会议设备管理、维护、保养 ; 根据会议要求调试 设备，与各分会场保持联系，进行会前点名 负责监测和疏导各条广域网信道的流量，确保影像、音响、 网络正常; 负责组织设备管理人员技术培训，为公司各级视频会议管 理提供技术支持。 财务处 所属各单位 负责本单位会议的组织召开。 负责本单位各类会议 （含视频会议 ） 系统的管理、使用、维 护。5 管理内容 会议分类 会议实行分类管理，根据会议性质和重要程度，确定参会人员和 会期。 一类会议 参会人员视会议内容决定，一般为公司领导，机关部门 负责人、各所属单位领导、机关和基层一定比例员工代表，会期由 公司领导根据实际情况确定，原则不超过 2 天。 二类会议 二类会议为以公司名义召开的年度专业会议，主要包括： 年度 HSE委员会工作会议、宣传工作会议、纪检监察工作会议等。 参会人员一般为主管领导、机关相关部门领导、所属单 位有关领导以及与此业务相关机关和基层的人员。会期原则不超过 1 天。 三类会议 三类会议为公司领导根据工作需要召集的会议，主要包括：公司 领导办公会、生产经营例会以及机关部门根据工作需要召开的业务 会议。 受政府部门、集团公司、股份公司委托承办的会议，经公 司领导批准，由公司承办的会议，按一类会议管理，由公司所属单 位承办的会议，视情况按二类或三类会议管理。 视频会议根据会议性质和重要程度分类，并按类别执行。 所有会议的要求均执行附录 A《会议要求》。 会议计划管理 办公室进行分类统计汇总，报公司主要领导审批后执行。 会议审批管理 会议召开前 10 个工作日，由主办单位提出会议申请，填 写《会议费用审批单》，并附会议代表名额分配表，主办单位负责 人负责审核会议是否需要召开 （会议议程 ） 、会议主要内容和参会人 员范围等 ; 办公室负责初核会议执行的标准、召开会议的地点、发生 费用等; 二类会议公司分管领导负责审批 ; 一类会议由公司主要领 导负责审批。 在办公楼内召开的各项日常、临时性会议，不列入年度会 议计划。各部门需在会议召开前一周提出申请，报办公室，由办公 室统一安排。申请使用同一会议室时，以先申请为准。会议当天会 议召集单位应安排专人到场，负责会场桌卡摆放、联系与会单位， 并做好会议的召集和组织工作。 会议组织 会议组织分工 5.4.1.2 二类会议由各主办部门牵头组织，办公室协助配合 ; 三类会议原则由各主办部门自行组织。 会议资料管理 各类会议材料的准备，办公室负责公司主要领导讲话等 材料统一整理印制发放，其他专业类材料由各部门自行整理、印制、 发放。会议指南及会议汇报材料建议采用统一格式。会议办公用品 由办公室统一购置，其费用进入当次会议费。 会议资料归档应包括会议申请、会议通知、会议指南、 会议签到表、会议材料、会议声像资料的纸质及电子版。承办部门 留存会议声像资料作为归档会议资料的一部分，一类及需要专业摄 像的会议由办公室负责声像资料的采集。会后承办部门需填制会议 存档文件交接单，与各项会议资料一并提交办公室档案室。 会议费用 会议费用预算包括会议费和需由主办单位统一支付的参会 人员住宿费。 会议费包括接送站、餐饮、场租、会标、印刷等除住宿以 外的所有费用，主办单位不再另行收取会议费、资料费等其他费用。 会议费标准和参会人员住宿费用标准按照公司《五项费用 管理规定》执行。 会议结束后，主办单位凭《会议费用审批单》及有效票据 到财务处核销会议费用，财务处按审批的最终确认数核销支出。 会议费预算指标的下达及调整执行公司《预算管理程序》 流程 暂无 相关文件 相关的公司体系文件 《五项费用管理规定》 《预算管理程序》 记录 会议费用审批单 附录 附录 A 会议要求 附录 A 会议要求 一、各类会议的召开应坚持务实、节约、从简的原则，讲求实效， 不安排与会议无关的活动。会议文件和材料除特殊需要外，采用普 通纸张黑白印刷，不发放各种参考材料、宣传材料及纪念品等。会 场安排布置简洁大方，讲求实用。 二、各类会议应当严格控制参会人员范围，不得随意延长会期， 不得擅自提高会议标准、超计划开支。禁止将会议