办公室管理制度.docx

低 低 中 中粮贸易开鲁粮库 办公室 5S 管理制度 第一条 总则 为营造干净整洁的办公场所， 合理配置、 使用各种资源， 减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的 企业形象，特制定本规定。 第二条 本规定适用于粮库办公室所有人员。 第三条 整理 1、每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必 要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必 要文件整理归档。 2、对所辖区域的物品、设备、空间清点整理，并区分其 “要”和“不要”；分类如下1：） 设备：电脑、打印机、文具、 书籍等； 2） 空间：柜架、桌椅、储物箱等； 3） 物品：个人物品、装饰品等； 3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中 指定存放。 4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表 常用程度 使用频率 过去半年未曾使用且不能再用的物品 在过去半年里只使用过一次的物品 处理方法 丢弃 集中存放 中 中 高 一个月使用一次的物品 集中 存放 保存在办公桌或随身携 每周或每天都使用的物品 带 第四条 整顿 1、办公室及岗位区整顿 1） 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、 电脑、 口杯、 电话、 笔筒， 不允许放其他与工作无关的物品； （备注：电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘 架上，下班后即时关闭电源） 2） 一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改 液、固体胶、剪刀、即时贴、橡皮、计算器等集中放置在办 公桌抽屉的一定区域内； 3） 电脑线、网线、电话线束好有序放置； 4） 人离开一小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机 要保持干净卫生； 5） 文件框内的文件夹明确标识，整齐放置； 6） 办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用 品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第 三层，整齐放置私人常用物品；办公桌左上角可放置临时性 物品（如空白稿纸、即时性的文件等） ； 7） 文件柜：文件按文件夹、档案袋、档案盒归置好并整 齐摆放；非文件类物品入柜需放置在非透明层；柜顶不得放 置其他物品； 8） 座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子 调正，离开 10 分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得 堆积杂物； 9） 垃圾篓：内罩塑料袋，置办公桌右下方； 10） 饮水机、桶装水、暖瓶需放置在指定位置，不得随意 移动； 2、文件、资料整顿 1） 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置， 此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、 和不常用 3 种，不常用的文件要尽快处置； 2） 文件标识要与实际相一致； 3） 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文 件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料 备份保存； 第五条 清扫 1、将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无 污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮； 2、清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办 公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机） ，公用 设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如 下表： 对象 个人区域 文档 标准 桌面干净整洁，桌洞内无垃圾， 无杂物遗落，地面、墙角、柜子、 门、 窗无垃圾污秽， （电源、 线路、 插座、开关没有异常） 桌面、电脑中不能有失效文件， 不可轻易看到机密文件；超过保 管年限的文件、表单及时集中销 毁；保管年限内的表单装订及时 归档；无破旧的卡片、册子、档 案、报刊等；无用的手稿与工作 无关的文件 周期 每天 每月 时间 每天上下班前后 月末 第六条 清洁 1、将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。 2、行政人事人员经常巡视检查。 3、保持 5S 意识。 第七条 素养 1、培养文明礼貌习惯，自觉遵守粮库规章制度，养成 良好的工作习惯。 2、素养巡查： 5S 推进组对各部门进行不定期检查，每 月底对整个粮库办公室的 5S 执行情况进行检查。 第八条 5S 亮点和暗点奖惩 1、亮点通报表扬，暗点公布批评； 2、每次检查 85 分以上为合格， 85 分以下视为不合格； 不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于 80 分将 对被检查部门