办公用品管理.pptVIP

任务情景 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？ 一、办公用品的种类 （1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸 （2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液 （3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机 （4）归档用品：文件夹，档案袋 办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等 二、办公用品的购买或租用 获得的方法 会计程序 优点 缺点 购买 购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中 设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如 2—3年。 维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵 租用 租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出 较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。 租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。 一、办公用品的购买程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。 （2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。 （3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 （4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门 （5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库 （6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。 采购过程中的各类函件与表格 (见教材P20) 采购过程中的各类函件与表格 采购过程中的各类函件与表格 办公设备和易耗品的订购方式(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。 采购人员对供应商进行比较筛选 提供的价格和费用 质量和交货 售后服务 安全可靠性 任务实施 (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。(2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照购置物品程序向对方公司发出订购单。(4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后，填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。(5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。 任务情景 小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态，办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了，哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理，建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。 思考：小张接下来应该如何做？ 三、办公用品的接收 (1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。 (2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。 (3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。