公文写作问题.pdf

一、几种公文不规范的问题 （一）关于文种使用乱的问题。 把没列为文种的公文种类作 为文种使用，这类问题比较突出。行政机关公文文种主要有 13 种，即：命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直 接行文，但可作为“印发通知”的“附件”行文。如《××局关 于×××××的具体操作规定》、《××局关于2007 年工作总结》 等， 这里的 “操作规定”、“总结”均不应作为文种使用， 可以改成 《× ×局关于印发×××××具体操作规定的通知》 、《××局关于印发 2007 年工作总结的通知》 。不能作为文种使用的还有 “条例”、“规 定”、“办法”、“说明”、“计划”等，有的甚至把 “安排”、“要点”、 “细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作 为公文文种直接行文，都是错误的。 （二）关于规矩格式乱的问题。 在核发文时， 发现常见错误 主要有： 1．排版规格不当。公文标题应在红色反线下空 2 行， 用 2 号小标宋体字，正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行， 每行排 28 个字。而在实际操作中往往各行其是，严重影响了公 文的严肃性。 2 ．标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称 加书名号外， 一般不用标点符号。 但在实际中， 滥用符号的例子 屡见不鲜。如“关于转发市××《关于强化×××××工作的紧急 通知》的通知” ，以上的“ 《》”符号不应该使用，应改为： “关于 转发市××关于强化×××××工作的紧急通知的通知”或“关于 转发强化×××××工作文件的通知”。3 ．结构层次序数使用不规 则。结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“ （一）”，第三 层为“ 1．”，第四层为“ （1）”。但是有些单位公文序数数词仍然 存在使用不规则的情况，要注意规定的序数数词的写法，其中： “一、”下面是顿号， “1．”下面是圆号，而“ （一）”和“ （1）” 括号外面是不带任何标点符号。 4 ．引用文号格式不对。引用公 文应当先引标题， 后引发文字号。 有些单位对这一规定没有掌握 好。如， “根据（×发〔 2007 〕12 号） 《××局关于×××××的通 知》要求”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用 方式应为“根据《××局关于×××××的通知》 （×发〔2007 〕12 号）”。5 ．成文时间标志不清。单一机关制发的公文在落款处不 署制发机关名称， 只标识成文时间， 用汉字将年、 月、日标全 （“零” 写为“〇”，不是字母“ O”，在符号栏中插入） ，并且右空 4 字， 但在实际写作中样式花样百出，如“二 00 七年”或“二 O O 七 年”等，有的成文日期甚至早于签发日期。 6 ．盖印不规范。印 章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使 用，主要分为中套和下套。 但不规范现象常见于一些文件中： 如 印章上压正文、歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切， 相距超过 3mm ；联合行文单位印章顺序混乱， 或一排超过 3 个， 或左右距公文纸边距离不