时间管理(教材).pptx

1 时 间 管 理 2 二十一世纪的人们是如何看待时间？ 有人说：“我没有足够的时间！” 我们说：“每个人都拥有所有的时间！” 有人说：“必须要用办法节省时间。” 我们说：“不能节省时间，只能使用时间！” 有人说：“工作时间越长，干得越多。” 我们说：“收益递减规律在起作用！” 3 “成就大的人比别人工作努力？” WORK SMART，BUT NOT WORK HARD！ 4 课程大纲 工作效益和工作效率 时间管理模式 如何制定工作计划 个人管理 有效的会议技巧 5 时间管理 = 控制事件 TO DO THE RIGHT THINGS——做对的事情！ TO DO THE THINGS RIGHT——把事情做对！ 如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？ 时间管理就是如何控制事件发生的过程。 6 你的工作效益分析 每天我的三件最具价值的事情 1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______ 每天我的三件价值最小的事情 1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______ 7 8 时间管理模式 9 矩阵一：紧急重要型 通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、紧迫的问题、临近最后限期的工作等 在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及时间管理不当而造成的。 10 矩阵二：重要非紧急型 这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时间管理者都希望把他们的时间花在这里。 它包括：计划、防止危机，制定应变措施，建立关系等。 矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标上。而计划和组织工作是实现目标的重要活动。 11 矩阵三：紧急非重要型 包括紧急但不重要的工作，例如：某些干扰，电话、信件、报告、会议及某些迫切的其它事情。 这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但实际上这些工作并不重要，只是对别人来说是重要的。 12 矩阵四：非紧急非重要型 这些工作既不紧急又不重要，例如处理一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄信、复印等。 最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间，因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。 13 如何达到理想的时间管理模式？ 确定自己的目标是什么； 了解要达到目标所要做的具体工作； 预测你对紧急情况的反应； 每日开始工作前花15-20分钟回顾一下 你的工作目标和优先要做的事情； 养成制定“工作计划”的习惯。 14 如何制定工作计划？ 15 如何制定工作计划？ 设定目标 SMART原则： SPECIFIC 明确的、具体的 MEASURABLE 可衡量的 ATTAINABLE 可达到的 REALISTIC 现实存在的 TIME-BASE 有时间基础的 16 设定目标 举例： 在2010年11月30日前完成本部门所有员工的 “时间管理”培训。 练习： 每人设定一个个人工作或生活目标。 17 如何制定工作计划？ 制定计划 序号 工作内容 所需 时间 计划完成日期 完成 情况 1 2 3 个人每周工作计划 （__月__日至__月__日) 工作目标:________________________________________ 18 如何制定工作计划？ 安排优先次序 每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并且安排好优先次序。 在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。 “A” = 紧急任务，完成不了将会有严重后果 “B” = 重要任务，有助于达成工作目标 “C” = 次要事情，完成不了不会有大问题 19 安排优先次序 序号 工作内容 优先次序 所需 时间 计划完成日期 完成 情况 1 2 3 个人每周工作计划 （__月__日至__月__日) 工作目标:________________________________________ 优先次序用字母表示: “A”— 紧急 “B” — 重要 “C” — 次要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C3 20 制定完整工作计划 工作内容 优先 次序 所需 时间 计划完成日期 完成 情况 1 与Linda吃午饭 C1 1小时 6/15  2 召开部门例会 B1 2小时 6/16  3 核对本月费用 B2 1小时 6/17 Dsh 4 定出本周例会议程 A1 1小时 6/15  XXX每周工作计划 （__月__日至__月__日) 留待明天  已取消  已完成