机关办公自动化系统开发实例.pptx

第5章 机关办公自动化系统开发实例 5.1 办公系统分析与设计 5.2 办公系统数据库设计 实践题 5.1 办公系统分析与设计 5.1.1 系统任务 本系统是根据北京联合大学实际办公情况，对校长办公室各部门的工作需求进行分析而设立的。校长办公室主要有五个部门，它们是主任办公室、文秘办公室、接待人员办公室、档案办公室和收发文印人员办公室。现分别介绍这五个部门的职能。 主任办公室：负责起草学校行政综合性文件；协助校长组织安排校长办公会议程；审定每周召开的各种行政会议；及时批阅、处理上级发给学校的各种行政文件；参与学校重要的讨论、制定工作。 文秘办公室：起草文件，审核公文；进行专题调查，撰写调查报告，撰写校领导讲话稿；负责学校《年鉴》大事记以及《北京联合大学简报》的编写；负责学校每周活动日程的安排；为校领导安排用车；负责收文的拆封、登记、传阅以及对文件的催、查办工作；管理校长信箱工作，处理群众来信来访；负责学校行政发文的编号、登记、上报和发放工作；收集校办各个环节形成的材料，并立卷、归档，定期移交档案办公室。 接待人员办公室：负责组织安排接待上级领导机关、外单位来校检查、参观访问的食、住、行等事宜；负责全校性大型会议的协调组织工作；负责接待室和会议室的使用、管理工作；负责学校工作餐的安排和管理；编印《校友通讯录》；负责日常的校友接待工作，处理校友的来信来访。 档案办公室：及时认真地做好各门类档案文件和材料的收集、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管利用工作；把会议记录按不同的会议类别归档，所有会议记录应由专人负责立卷归档；行政文件的归档；有计划地编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。 收发文印人员办公室：负责报刊、信件、公函、电报、挂号信、汇款单等投送工作，急件要随到随发；打印学校行政红头文件；打印校办交办的有关材料。 根据上述部门的任务和职能，机关办公管理信息系统具体分六个子系统，它们是：文件处理子系统、信息发布子系统、校刊管理子系统、会议管理子系统、档案管理子系统和电子邮件子系统，如图5-1所示。本章主要对文件处理子系统做较详细的讲述。图5-1 机关办公管理信息系统模块图5.1.2 系统数据流程图 1. 机关办公管理信息系统 机关办公管理信息系统数据流程图如图5-2所示。 2．机关办公管理信息系统第一层 机关办公管理信息系统第一层如图5-3所示。图5-2 机关办公管理信息系统数据流程图 图5-3 机关办公管理信息系统第一层 3. 机关办公管理信息系统第二层(主任办公室P1)机关办公管理信息系统第二层如图5-4所示。 4．机关办公管理信息系统第三层(P1.1文件审批)机关办公管理信息系统第三层如图5-5所示。图5-4 机关办公管理信息系统第二层图5-5 机关办公管理信息系统第三层5. 机关办公管理信息系统第四层1) 公文办理子系统P1.1.1(主任办公室)公文办理子系统如图5-6所示。2) 内部办文子系统P1.1.2(主任办公室)内部办文子系统如图5-7所示。3) 档案管理子系统P1.1.3(主任办公室)档案管理子系统如图5-8所示。图5-6 公文办理子系统 图5-7 内部办文子系统 图5-8 档案管理子系统 5.1.3 数据字典 1. 数据流卡片 2. 数据存储卡片 3. 数据处理功能卡片 4. 外部实体条目 5. 数据结构卡片 6. 数据元素卡片 5.1.4 标号说明 P1：主任办公室； P1.1：文件审批； P1.2：日常工作处理； P1.1.1：公文办理子系统(主任办公室)； P1.1.2：内部办文字系统(主任办公室)； P1.1.3：档案管理子系统(主任办公室)； P：草拟公文(主任办公室)； P：填写意见(主任办公室)； P：填写备注(主任办公室)；P：完成公文(主任办公室)；P：填写主题词(主任办公室)；P：提交审批(主任办公室)；P：草拟文档(主任办公室)；P：填写意见(主任办公室)；P：填写备注(主任办公室)；P：提交(主任办公室)；P：完成文档(主任办公室)；P：文件标题(主任办公室)；P：办理人(主任办公室)；P：办理时间(主任办公室)；P：备注(主任办公室)；P：领导审批意见(主任办公室)；P：主题词(主任办公室)；P：领导人签字(主任办公室)；P：形成档案文件(主任办公室)；P2：文秘办公室；P3：接待办公室；P4：收发文印室；P5：档案办公室。5.2 办公系统数据库设计 5.2.1 页面数据库设计 页面数据库的作用是连接功能模块数据库，此数据库共包括7个页面：主页面、文件处理页面、校刊管理页面、信息发布页面、会议管理页面、档案管理页面和电子邮件页面。 1. 主页面设计 主页面如图5-9所示。 主页面的作用：点击相应的图标就会进入到下一个页