有效会议管理技巧.pptx

有效会议管理你喜欢开会吗？你讨厌开会吗？为什么？结合你参加的会议谈谈自己的看法。算算看，你一月内总共1、开了几个会？2、为会议花掉多少时间？3、因为开会达成几项共识？4、因为开会完成几个结论？5、因为开会耽误多少工作？你如何看待“文山会海”现象？为什么要开会？ 第一部分：会议概述 一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议的成本一、会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。?2、会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。3、会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。二、会议的目的1、开展有效的沟通；2、咨询传达；3、监督员工的工作进展情况；4、达成协议，解决问题；5、决策和资源共享；6、开发创意；7、激励员工的士气。三、会议种类 四、会议的频率1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议五、会议成本的计算1、会议的时间成本 时间成本=参加会议人数*（与会者的准备时间+与会者路途时间+纪要整理时间+其他时间）注意： 如果时间成本不太直观，则转换为金钱成本。2、直接的会议成本 直接成本=会议设施费用+场地费+文件准备费等3、效率损失成本 不能及时解决生产存在的问题带来的影响等。第二部分：会议效率不高的原因一、原因及预防二、高效会议的八大特征三、会议规范一、会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。二、高效会议的八大特征 1、只有必要时才召集开会；2、要经过好好的筹备；3、拟定和告知了会议议程；4、严格遵守时间（准时结束的前提是准时开始）；5、一切都是按部就班；6、请了最有经验的人出席；7、结束时作出了评论和归纳总结；8、记录了决定、建议和负责人。三、会议规范1、时间安排2、会议本身有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。出席讨论和政策的会议人数以5-7人最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告或信息沟通（比如例会）所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应收到会议纪要（备忘）。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。3、固定会议的流程规范 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。一个中心会议的开始，具体包括：阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。第三部分：会议的准备工作一、是否需要开会二、准备工作的作用三、5W 1H四、准备工作核对单五、支持人的准备工作一、是否需要开会1、无需开会的“五个如果” 已经按惯例每周聚会没什么特别的事情要讨论如果会议成本太大你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）还有比开会更好的方法2、必须开会的“五个如果” 要让别人参与决策以集思广益必须把信息同 时传达给很多人如果听取部门汇报工作 有些事情需要当众表扬或批评给小组委派任务请你回答下列问题： 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种