时间管理与高效会议管理.pptx

高效时间与会议管理曾容华 新形势下的危机与发展这世界唯一不变的事 变 化时间管理是最重要的个人管理时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。 ——彼得?杜拉克放弃时间的人，时间也会放弃他。 ——莎士比亚一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。莫等闲，白了少年头，空悲切。子在川上曰，逝者如斯夫！ 欲管理时间，先树立原则！拥有明确的人生目标是管理好时间的前提。掌握时间分配的八大领域： 健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。时间管理的重要性瓶颈理论认为, 改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤, 而是改进瓶颈 (最大的约束因素). 因为系统的整体绩效取决于瓶颈…时间正是管理人员的最大的约束因素. 失去时间, 人们会变得无能…时间管理的重要性至少等同于战略, 创新, 领导力这些看似更为眩目的管理议题, 甚至更为重要…。。。 没有原则，往往会越忙越空虚工作太多，总是做不完忙得没有时间吃饭和睡觉努力工作，却感受不到快乐忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感困 惑无法辨认事情重要与否无力确定事情的先后顺序无力有条不紊地行事总是被更急迫的事情打断 你能回忆昨天的时间耗费吗？主要做的事及用时间时间/工作清单分析有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？超时/浪费多少 （总和/各项）？时间利用率？= 工作用时之和 / 法定工作时数什么原因？72岁是如何度过的？体育看电影电视等8年饶舌4年打电话1年等人3年旅行5年打扮5年睡觉20年吃饭6年生病3年工作14年读书3年 时间管理的本质自我管理目标管理 重要目标价值观亲情财富 友情目标事业健康名利学习享乐丧失目标，空有激情将让你付出双倍的努力。人们为什么不制定目标认为制定目标不重要不知道如何做害怕失败害怕别人笑话目标设定方法4W明确目标设定的理由（why?）明确实现目标需要做的事项（what?）明确能帮助你实现目标的人（who?）明确目标实现的时间（when?）1H明确目标实现的途径(how?) 确定目标的原则S (Specific)M Measurable)A (Agreed)R (Realistic)T (Timed）具体性可衡量一致性现实性有期限 目标细化把你的“计划”写在纸的右端，思考你在此前需要做什么。问自己：“我今天能开始这一步骤吗？”如果不能，“我首先要做什么？”一步一步倒推。将每项计划切细再切细，切到你今天能够开始做的一个步骤为止。目标我今天能开始的行动 时间管理的意义 更有效率 更成功 更幸福时间管理的法则永远应先做最重要的事第二象限法则避免平均分配时间和精力帕雷托80/20法则避免‘事事都想做完’, 学会取舍工作ABC法则 重要 A B不紧急紧急 C D不重要紧急VS重要事情 第一象限 紧急而重要第二象限 不紧急但重要重要 不重要第三象限 紧急但不重要第四象限不紧急且不重要 紧急 不紧急第二象限工作法第一象限结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局第二象限重要 不重要第三象限第四象限紧急 不紧急偏重第一类事务第一象限第二象限结果：有远见，有理想平衡纪律自制少有危机重要 不重要第三象限第四象限紧急 不紧急偏重第二类事务第一象限第二象限重要 不重要 第四象限第三象限结果：全无责任感工作不保依赖他人和社会机构维生紧急 不紧急偏重第三、四类事务完全时间管理1、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标4、订定每日工作计划5、挑战效率最高点6、学习分配工作7、今日事今日毕8、避免分散注意力9、将阻碍减到最低10、培养说“不”的能力11、应付突发状况12、随时检视思考题想一想?讨论三分钟会议为什么没有实效? 课堂讨论为什么员工讨厌开会呢？第一、明确开会目的，才能有的放矢第二、不是“要我去做”，而是“我要去做”向会议要效益—高效会议的本质第三、手握利器，有利亦有弊第四、根除问题，需与时俱进第一、会议健康，标准先行第二、会而有议：没有主题，就没有会议有“规”有“矩”——高效会议的原则第三、议而有论：有参与，才有统一第四、论而有行：有追踪，才有服从第五、行而有果：只能先确定，落实才具体第六、果而有报：不要“苦劳”，只要“功劳”会议是领导重要的舞台，员工学习的课堂，干部训练的场所， 疗伤止痛的医院， 展示才华的舞台。关注现状和病因,仅仅只能防止出错,只有找到成功的标准,才可以复制成功! ———启示录会议的类型早会