公文写作的快速成文技巧.pdf

公文写作的快速成文技巧 公文是实用文，是为解决现实工作中的实际问题，处理具体事务而撰写的。而问题 的解决、事务的处理又必须在一定的时间内进行，因此，公文写作有严格的时限要 求，其价值和作用很大程度上就体现在时效性上。有的公文在领导研究决定后就需 要立即起草成文，交付使用；有的则要求在工作过程中制作，与工作同步进行，工 作结束，公文也要完成。所以，公文写作任务常常来得急，要求处理也快，这就要 求公文写作者要掌握快速成文技巧，争取一稿成功。 以往人们对公文快速写作大都局限于从结构模式方面进行研究，视角狭窄，成果较 为粗浅。本文试图从更为广阔的视角进行审视、研究，力求厘清影响公文快速写作 的相关因素，并在公文写作思路和结构模式的联系方面提出自己的见解。 一、留心搜集资料，善于参考借用 资料的积累、储备是快写的基础。如果平时没有各种写作资料的充足积累和储备， 遇到公文应急写作就难免会有无米下锅的尴尬。所以，作为经常性的公文撰稿人员 在平时工作中就应有意识地注意搜集和积累相关资料，做搜集资料的有心人，有备 而无患。平时要留心各种事情，眼观六路，耳听八方，凡是与公文写作有关的事情 和问题都要想一想。记下来。工作中经手的各种文件、会议记录、报表、总结、计 划、报刊等文字资料都要注意保存，不要随意丢弃。这样日积月累，就能搜集到许 多有用的资料。然后对资料进行分类整理，建立适于自己使用的资料库，一旦有了 写作任务，马上就能派上大用场。有些资料需要根据新的写作语境进行概括、重组， 有的资料则可以直接取而用之。另外，旧资料还可以帮助、启发写作者疏通写作思 路，安排结构布局和进行语言表述。 当然，公文写作只靠平时积累的资料是不够的，还应该辅之以写时搜集。但平时积 累是基础、是保障，没有平时积累，公文快写是行不通的。 二、明确行文目的，确立公文主旨 行文目的，即公文的制发意图。公文应实际工作的需要而制发，是为解决现实问题， 为做事而写的，有明确的目的性。行文目的是公文写作的动力因素，表现在文本中 就形成了公文的主旨，它决定和制约着公文写作的方方面面，是公文快速生成的第 一要素。因此，公文写作之初，首先第一步工作就是要明确行文目的，确立公文主 旨，弄清楚为什么要写这篇公文。写给谁。写这篇公文究竟是要做什么事。只有明 确了这三个问题，才好下笔行文。这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具 体内涵。如果主旨含糊、目的不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是下笔千言， 离题万里，欲速而不达。 公文写作大多都是领导授意，文秘人员执笔，领导意图是形成公文主旨的原创因素。 因此明确行文目的，确立公文主旨，就要善于领会领导意图。领导在布置写作任务 时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的问题要当场请教，要善于领会和把 握领导讲话的重点、要点，以便顺利形成主旨。此外，确立公文主旨还要结合实际 情况和需要，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求和重点，以及它与现阶 段中心工作的关系等相关情况，对工作全局做到心中有数。这样，吃透上下两头， 在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑筋，确立的主旨才会有较强的针对性和 实用性。 三、了解公文种类，选择适用文种 公文是一个文章大家族，种类很多。我国现行法定公文主要分党、政两大类，党的 机关公文有 14 种，国家行政机关公文有 13 种。不同文种功能各异，适用范围也 不同，因此选用文种也是公文写作首先需要解决的一个问题。只有选对了适用的文 种，才能最大限度地发挥公文的效用。有人比喻：选错了文种，等于搭错了车，要 想达到行文目的，无异于南辕北辙。因此，选用文种一定要慎重，不可马虎。 如何正确选用文种。限于篇幅，笔者不能展开细述。概括讲，就是要了解、熟悉公 文种类，作者只有具备相应的文体知识，熟悉不同文种的功用特点，才能根据行文 需要正确选用文种。而了解、熟悉公文种类的功用特点和适用范围，最权威的依据 就是两个公文法规性文件： 2000 年 8 月 24 日发布，2001 年 1 月 1 日起施行的 《国家行政机关公文处理办法》和 1996 年 5 月 3 日发布的《中国共产党机关公文 处理条例》。另外，有一些特点、功能相近，适用范围不太好区分的容易混淆的文 种，使用时要格外注意，不要用错。如公告、通告和通知，奖惩性决定与表彰批评 性通报，报告与请示，请示与请批函，批复与批准函，报告与意见等。如何区分这 些容易混淆的文种，另有专家学者撰文专论，此不赘述。 四、遵循思维规律，理清写作思路 快速写作要求作者要有清晰