有效会议的召开.pptx

有效会议的召开智航咨询·方法论系列课程ir1018@163.com首席咨询 佘敬原从段秘书说起引子总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议什么是任务？什么是结果？987654321 一到九段秘书给出了不同的答案1一段秘书发通知EmailPhoneBoard发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议满足部分期望——只接受任务，叫做什么就做什么12二段秘书抓落实确认下明天的会议好的发通知后，再打电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到落实到人23三段秘书重检查会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参加会议的人，立即汇报给总经理保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整34四段秘书勤准备1会议室大门贴上会议时间预约投影，保证资源到位2会前测试投影仪、电脑等设备显示是否正常3满足期望满足期望四段秘书才基本算是称职！5五段秘书细准备了解会议的性质及议题将相关资料发给与会者喜欢这样的秘书比较讨上级 6六段秘书 做记录做好详细会议记录有时还需做录音备份67七段秘书 发记录将会议记录发给与会人员78八段秘书 定责任将会议确定的任务，一 一落实到责任人定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报向主管方向迈进…9九段秘书做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系你你下一个行政主管就是结论九段秘书，九种结果9注重结果[绩效]超额完成987出色完成只有可[复制]的结果才是[好]结果65注重内容[过程]基本完成4321新手成手高手会议的成本开会是商界中最昂贵的一种交流活动无效会议的表现原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。浪费时间效果欠佳劳而无功参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。有效会议的管理技巧会前准备会中控制会后评估会议预期的结果是什么？有没有开会的替代物存在？AB有没有必要通过开会来达到上述目的？会议的目的是什么？可能会有什么意想不到的问题发生？被邀请参会者之间有什么关系？DC谁应该参加会议？会议的计划是什么？1、会前准备会前要问的问题 制定一个POP:目的、结果、计划1目的应该说明为什么开会：“会议的目的是为了……”结果使会议有了中心议题，它预期会上将会共享哪些信息、将会做出什么决定以及采取什么行动。2计划指实际的会议议程：领导人、会议内容、共享信息、会议过程以及会议时间和地点。3会前任务1.将演示和讨论分开来。2.只有在演示过程中允许澄清问题。3.向与会者提出需要深入思考的问题：你同意/不同意哪些观点如何改进提议提出了哪些新问题1.解释会议的重要性。2.给出足够的准备时间。3.给出清楚的指示（如阅读、分析等）4.强调要在会前完成。5.只布置那些你确定会上要用到的任务。6.计划好在会上运用这些已完成任务的过程。积极推动所有人必须参加争论应对事不对人必威体育官网网址性对会议进行评估按时开始和结束一次只有一个话题制定程序规定参会者在会上如何表现，使会议始终重点突出5分钟非正式谈话时间两人一组讨论预定议题所有与会者交流业务关注点和好消息基调签到后的交流阶段价值非凡，为整个会议奠定了……活页挂图如果可能，将参会者说的话都记下来。让不同的人来充当书记员。保持所有的信息都可视化（用挂图）。当加入自己的想法时，要与小组商量。诠释别人想法时要征得人家同意。划出并利用特定区域。用不同的颜色。打印出来的图表要清晰。满足期望满足期望活页挂图使会议重点突出，保持会议过程的可视性和人情味！2、会中控制会议流程不同类型的会议，流程也不尽相同。帮助性行为提建议：“……怎么样”建设性：“将张三的想法建立在……”寻找信息：“请描述……”寻求不同方案：“李四，你认为怎么样？”帮助性行为提供信息：“这是我的报告……”不同意见：“我不同意李四的意见，因为……”给出意见：“我认为……”总结：“概括一下这个问题”帮助性行为尝试理解：“我听到你说……”鼓励：“说说关于这个问题的更多想法……”尝试达成共识：“有多少人同意”协调：“我们同意什么”帮助性行为检查表现：“我们团结的程度如何”消除紧张：“之所以幽默是因为……”设定标准：“我们需要做出决定，通过……”诠释：“我听到你说的是……”常见问题独占发言人身攻击离题短话长说时间不足常见问题争议为反对而反对抱怨争功诿过处理纠纷保持中立，尊重人们表达情感的权利，并鼓励他们表达出来。承认人的情感不可能被真正排除在会议之外，所以应让其公开表达。1234再次集中讨论最初的主题或目标首先