有效的会议组织.pptx

有效的会议组织主要内容 会议的作用 常见的会议类型 有效的会议管理 会议技巧会议—— 几个关键的人物聚在一起，每人有他们各自的角色，讨论他们共同感兴趣的问题，取得某些决定，而这些决定都是会议预期要达到的。为什么要开会？？？作 用1、解决问题的需要；2、交流和学习的需要；3、沟通和组织人际关系的需要；4、传达信息的需要；常见的几种会议类型 工作例会 碰头会 部门工作会议 员工大会 专题会议无效会议空洞的会议；冗长的会议；争执不休的会议；一言堂式的会议；没有结果的会议； 会议失败的原因1、管理不善；2、缺乏组织构架；3、不重视会议；4、差劣的环境；5、不必要的会议；成功的会议有效——发挥团队的集思广益,解決个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露个人才能。参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间內 完成开会,这就是效率。学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。 会议的三要素 议 题：* 连贯性* 兴趣* 解决可能性有效的会 议 领 导：* 领导能力* 会前准备要完备* 达到目标的意志 参加者：* 参加者* 积极参与* 整理会前意见 会 议 的 5W 法 则1 W（WHO） —— 谁来开会2 W（WHERE） —— 何处开会3 W（WHEN） —— 何时开会4 W（WHAT） —— 会议议题5 W（WHAY） —— 会议目的 会议各参加者的主要作用进行者 提 示 积 极的 想法 顺利 进行会 议会议效率最大化准备者参加者 缩短会议时间有效的会议管理 1、会务管理； 2、会议主持； 3、会议纪要； 3、会后追踪；会议组织的注意事项1. 良好的会议氛围；2. 遵守会议时间；3. 会前充分准备；4. 会议的导入；5. 会议过程记录；6. 会议收尾工作；会务管理会务管理是保证会议正常进行的要素。会前 会中 会后整理阶段控制阶段准备阶段会务管理：准备阶段第一步：确认有关事项。第二步：制定议事日程。第三步：资料准备。第四步：通知发放。第五步：会场布置。第六步：后勤安排。与会的资格了解实况的人有权做决定的人重大关系的人会议通知须知会议名称:明确点出主题,使人一目了然目的:应详尽说明,方便成员们做相关资料准备时间地点议程:应包含开会预定结束时间准备资料与会人员主办单位/联系人会务管理：控制阶段 纪律控制 议程跟进 后勤保障 突发事件处理与会规则要守时，要坚持到底要有准备针对主题主动发言，简短扼要对事不对人,不做人身攻击给予真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的语言代替消极的语言以探询、谦虚代替主观论断议 程 设计由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以避免延误时间影响到后面的重要议题。由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接角尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接角未熟悉的会议造成挫折感。会务管理：整理阶段 会场整理 资料整理会议主持的责任激励发言会议分工促动创意問題的促動感情的促動会议主持技巧一：如何开场会议背景会议目的会议议程会议期待会议主持技巧二：如何让大家愿意发言营造会议和谐气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观，对事不对人。不以言立人，不以言废人。主动出击,适时发问,鼓励发言。有效倾听良好沟通会议主持技巧三：如何总结 宣布决议 激励动机 评估目标达成方式 过程回头发问的技巧: 开放与封闭 空投与指定倾听的技巧 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪会议中的问题处理 人身攻击 对策: 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论会议中的问题处理——离题对策：兜一圈切回主题给予肯定再切断话题请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间会议中的问题处理——争议不休对策:暂停会议20分钟以上。参与第三者的意见将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意见提出新的方案重申共同利益。会议中的问题处理——抱怨对策:同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。寻求解決的方法。会议中的问题处理——短话长说对策:适时的制止发言。清理其具体的想法。会议中的问题处理——时间不足对策:选择重要的议题进行讨论限制发言人数限制发言时间会议纪要作用： 1、会议思想和会议精神的整理； 2、便于追踪和跟进；THE END !