某物业公司档案管理学习培训资料.pptx

雅居乐地产置业有限公司档案管理学习行政中心 Page 雅居乐地产置业有限公司档案管理学习三个基本问题 什么是档案1 为什么要管好档案2 怎样管好档案3 Page 第一章 什么是档案1.1、档案的定义 是文件材料1档案：是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。 是使用完毕或告一段落的文件材料2 是具有保存价值的文件材料3 是保存备查的文件材料4 Page 第一章 什么是档案1.2、文件的定义文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形成的各种载体形式的信息记录材料。实质是信息 是信息记录材料载体形式多样 是各种载体形式的 是公司直接产生和形成的原生性和相关性内容极其丰富 是各项工作和活动中形成的 Page 第一章 什么是档案1.3、文件与档案的关系具有保存价值档案文件整理归档使用完毕或告一段落非现行文件现行文件半现行文件文件生命周期3—10%10—70%100%部门资料室项目档案室形成者 Page 第一章 什么是档案1.4、对档案定义的理解形式内容档案依附载体包含信息必威体育官网网址保管前端控制方式变革！电子时代面临的挑战—信息与实体分离过程管理 Page 第一章 什么是档案1.5、档案基本分类行政管理经营管理财务管理综合管理类营销管理档 案 基 本 分 类物业管理多种经营基建工程技术类设备仪器特殊载体其它类 Page 第二章 为什么要管好档案2.1、档案的直接作用 记录公司历史1凭证作用 著录公司资产2 维系公司正常运转3参考作用 保护公司合法权益4 Page 第二章 为什么要管好档案2.2、档案在管理活动中的价值体现A(again)伦理P(plan)D(do)C(check)信息决策计划组织创新领导控制文化档案 Page 第三章 怎样管好档案3.0.1档案管理的基本原则 集中统一管理本公司全部档案1 维护档案完整与安全2 便于各项工作的利用3 Page 第三章 怎样管好档案3.0.2档案工作结构展开图统筹规划统一制度组织协调实施监督业务指导分类编号办法档案行政工作日常工作整理积累档案工作库房管理办法保管收集范围档案业务工作收集利用利用办法综合类规范档案管理工作文件管理工作整理鉴定鉴定办法技术类规范DAGL人员指导监督检查部门文员归档统计统计办法归档办法文件转化为档案 Page 第三章 怎样管好档案3.1.1档案管理体系和机构 表示领导 表示指导 表示虚拟 机构集团行政中心部门ZLS集团综合DAS区域行政中心区域综合DAS部 门项目行政人事部项目综合DAS工程ZLS工程部部 门部门ZLS三层架构双线管理 Page 第三章 怎样管好档案3.1.2档案管理岗位和职责纳入规划解决关键协调发展 主管领导 行政管理部门拟订规划提供条件创造环境制定计划树立标准检查指导提升业务 档案主管抓住头尾控制过程图纸管理竣工验收贯彻标准开展业务基层指导工程资料员 档案管理员执行制度整理文件保管必威体育官网网址部门文员 Page 第三章 怎样管好档案3.1.3档案行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向统筹策划 制度、标准、规范的制定、维护、实施统一制度 组织协调 施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）实施监督 以目标为导向的过程控制（报表巡查）业务指导 标准指引和行为修正（培训总结咨询） Page 第三章 怎样管好档案回复及外单位清退有清退要求重份文件文件处理方式积累收集清理暂存有参考价值视情况酌定二次利用需判断必威体育官网网址性权威性（红头红章）用途（报批对外）等因素重份文件积累收集整理归档有保存价值超过保管期限销毁无保存价值二次利用出卖3.2.1文件处理方式 Page 第三章 怎样管好档案3.2.2文件管理工作要点要素责任者时间要 求标准/范围积累形成者随时及时 完整工作范围内形成的所有文件收集文员定时及时 齐全 完整 系统整理文员随时+定时齐全 完整 准确 系统 规范《综合类整理规范》《技术类整理规范》归档文员随时+定时及时 完整《归档办法》 Page 第三章 怎样管好档案3.2.3综合类文件整理综述基本原则按件整理，按卷装盒 件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位 整理时间、地点方便灵活1优点 方式简洁，减少工作量2 卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位 便于利用，有利必威体育官网网址3基本前提有保存价值，属归档范围 Page 第三章 怎样管好档案3.2.4综合类文件整理程序定件装订分类排列编号编目装盒自然件组合件（规格）原装订装线装粘装年 度（大）问题保管期限问 题时 间全 宗 号年 度保管期限件 号问 题件 号责任者文 号题 名日 期页 数备 注封 面盒