采购管理制度及采购流程.pdf

采购管理制度及采购流程 一、目的 ： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利 进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的 资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率， 制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价 —采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划 对账—财务结算 （三）采购流程图如下： 采购需求 审批流程 寻找供应商 询价比价议价 采购洽淡 签采购合同 付款审批流程 下采购订单 交货验收 验收合格 验收不合格 计划对帐 入库 退、换货 财务结算 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1 、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一 种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请 获得这些物品的过程。 2 、采购需求流程如图： 由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采 购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。 填 报申请 单 由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规 格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。 部 门审核 总经理签字批准后，交由采购部进行采购。 总 经理 采购部收到经过签字批准的采购申请书， 要对申请书的内容进行核对， 并 与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、 采 购部 采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。 3 、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名； 请购的物品数量； 请购的物品规格； 请购物品的样品、图纸或技术资料等； 请购物品的需求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购的部门负责人； 请购单的审核人； 财务审核人； 公司总经理。 4 、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审 核批准后报采购部门。 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请 购部门备份。 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的 形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况， 可以电话、 邮件或其他形式请示， 征得同意后提报采购部门， 签字确认手续后补。 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品， 申请部门必须作出书面说明。 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和 补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5 、公司物资申请采购的提请部门 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请。 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请。 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办