第五章会议准备工作.pptx

第五章 会议准备工作;第一节 会议概述 一、会议的含义和特征 （一）会议的含义 会议是一种围绕特定目的和议题展开的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。（目的性、议题性、组织性和群体性） （二）会议的特征 1、是一种围绕特定目的和议题展开的活动 2、是一种具有一定组织形态的活动 3、以口头交流为主要方式的活动 4、是一种群体性社会交往活动 二、广义会议和狭义会议 ;三、会议活动的要素 （一）会议组织者 1、主办者 2、承办者 3、协办者 4、与组织工作相关的机构 （二）与会者 1、与会者的含义和类型 （1）正式成员 （2）列席成员 （3）特邀成员 （4）旁听成员 2、相关术语（代表、观察员）;（三）会议议题 1、议题的含义和作用 （1）体现会议目标 （2）引导和制约会议的信息交流 2、相关术语 （1）会议主题 （2）中心议题 （3）动议 （四）会议的结果 1、含义 2、相关术语 （1）过程文件 （2）最后文件 （3）共同文件 ;（五）会议的时间 1、含义 2、相关术语 （1）会期 （2）会议周期 （3）休会 （4）复会 （5）闭会 （六）会议的地点 1、含义 2、相关术语 （1）主会场 （2）分会场;（七）会议的方式 1、含义 2、要素 （1）沟通方式 （2）发言方式 （3）座位格局 （4）物质与技术手段 ;五、会议的种类 （一）按会议的性质分 （二）按与会者来自或代表的地域范围划分 （三）按与会者的相互关系划分 （四）按会议的必威体育官网网址程度划分 （五）按会议的方式划分 ;第二节 建立会议管理系统 一、会议的领导机构 （一）组织委员会 （二）筹备委员会 （三）主席团 二、会务工作系统 （一）会务工作系统的主要职责 （二）秘书长 （三）秘书处 ;第三节 安排议题和议程 一、安排议题 （一）安排议题的要求 1、服??会议目标和主题 2、讲究高效 3、议题要符合会议权限 （二）议题的处理 1、收集 2、审查 3、确定 4、未确定的或者经审查未能通过的议题的处理 ;二、安排议程 （一）议程的含义 （二）会议议程的书面结构 1、标题 2、稿本 3、题注 4、正文 5、制定机构和制定日期 ;第四节 确定会议对象和规模 一、确定会议对象 （一）确定会议对象的几种程序 1、领导确定 2、规则确定 3、磋商确定 4、选举确定 （二）确定会议对象的具体要求 二、确定会议规模 （一）会议规模的含义 （二）确定会议规模必须综合考虑的因素 1、效果因素 2、效率因素 3、成本因素 4、场地因素 ;第五节 确定会议时间、地点与名称 一、确定会议时间 （一）确定会议时间应把握的几条原则 1、时机原则 2、需要原则 3、成本和效率原则 4、协调原则 5、合法合规原则 （二）确定会议时间要注意的几个具体问题 二、安排会议地点 （一）安排会议地点的要求 1、能够推动举办地的政治、经济和社会发展 2、能够突出会议的主题 3、能够营造良好的会议氛围 （二）安排会议地点应当综合考虑的几个具体问题 ;三、确定会议名称 （一）会议名称的含义和作用 （二）确定会议名称的方法 （三）使用会议名称的注意事项 ;第六节 安排分组活动、专题会议与发言 一、安排分组活动