第五章办公室用品和设备管理.pptx

第五章 办公室用品和设备管理;5.1办公用品的管理;5.1.1 办公用品的采购与进货;选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：;服务和位置： 要比较供应商提供的服务是否方便，如是否可以用电话、传真或上网订购；是否可以定期结算；是否可以退货；是否可以满足单位所需的所有办公用品和易耗品的供应。供应商所在的地点也要考虑，尽量离本单位近一些，以方便联络和交货。 安全和可靠性： 要比较供应商在送货的整个过程中能否保证货品的安全，供应商的卖货手续及相关发票、单据是否齐全。还应了解商家规模的大小、经营的信誉度等。若是大额采购，一般实行招标采购。 ;2．办公设备和易耗品的订购方式;(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。;库存卡的内容;库存控制卡的内容： 项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如“A4白文件纸”。 单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。 库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，例如C4，柜子编号C架板编号4。 最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：日用量×运送时间＋最小量库存。 最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。 日期——必须记录所有行动的日期。 ;接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头——在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。 发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。 余额——在每一次处理后计算物品库存余额。在物品接收时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异要通知和报告给管理人员。 库存的每一项应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时填写库存控制卡，并记录该项库存的余额。 秘书应学会使用库存记录，填写库存卡，保证填写的办公设备和办公用品的进货卡、出货卡和库存卡三卡一致。;必要性;作用;5.1.2 办公用品的库存保管与发放;3．物品库存保管中应采取的措施;(1)制作申请单;5．节约使用办公用品的措施;5.2办公设备的使用和管理;复印机的基本原理;复印机的分类;按主机体型;台式复印机;复印机面板;复印机纸盒;复印机玻璃台;复印机的使用; 2、送纸方式 复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。 3、复印机的使用常识 选择合适的地方安装复印机。要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气。 复印机会产生微量臭氧，操作人员工作一段时间后应到户外透透气，休息片刻。 尽量减少搬动复印机的次数，如要移动，则一定要水平移动，不可倾斜。为保证最佳操作，至少应在机器左右留出90em、背面留出13cra的空间(如机器接有分页器，大约需要23em的距离)，使用复印机操作时应小心谨慎。 应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。 使用前，开机预热半小时左右，使复印机内保持干燥。 ; 保持复印机玻璃台清洁、无划痕，不能有涂改液、指印之类的斑迹效果。如有斑迹，使用软质的玻璃清洁物处理。 在复印过程中一定要盖好盖板，以减少强光对眼睛的刺激。 如果复印书籍等装订物，请选用具有“分离扫描”性能的复印机。这样，可以消除由于装订不平整而产生的阴影。 如果复印品的背景有阴影，可能是因为复印机的镜头上有灰尘。此时，需要对复印机进行专业清洁。 当复印机面板显示红灯信号时，用户就应及时给复印机加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障。加碳粉时应摇松碳粉并按照说明书进行操作，切不可使用代用粉(假粉)，否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命。 添加复印纸时，先检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里。纸盒的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。