公共关系写作.docxVIP

第十一章 公共关系文书 公共关系文书是公共关系实务的重要组成部分，其写作是公关活动中的重要内容和形式之一，它与一般的秘书工作所涉及的文书有所区分，主要局限于礼仪应酬和宣扬鼓动方面，相对而言，面比较窄，专业要求更高。本章主要叙述公共关系文书的特点和几种常用的公关文书的写作要求。 第一节 公共关系文书概述一、公共关系文书的概念及其分类 要了解公共关系文书的概念，我们首先看一看什么叫文书？文书是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。 公务文书的简称就是公文，它是社会组织企事业单位在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 私人文书又叫个人文书，是个人活动及其与他人往来中所产生的文书，如日记、书信、回忆录等。 公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作 的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即事务性公关文书、传播性公关文书和礼仪应酬性公关文书。 事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书，如简报，公关方案，公关调查报告等。 传播性公关文书就是为了宣扬组织良好形象，为组织的正常运作和进展制造有利的内外部环境而制作的文书，如广告，新闻，演讲等。 礼仪应酬性公关文书就是在日常工作中组织与组织，组织与个人之间为达到肯定的公关目的而编制的文书，如请柬，祝词，答谢词等。 二、公共关系文书的写作特点 明确的有用性 公关文书与一般文书相同，其写作具有明确的有用性。它是为了达到肯定的公关目的，在公众中树立良好的组织形象而写作的，有用性很强。如写公关广告， 就是为了宣扬组织形象，让公众了解，认知组织，提高组织的知名度，为组织的进展供应良好的舆论环境。因此在书写公关文书时，肯定要从实际动身，本着肯定的目标而写作。 内容的真实性 由于公关文书服务于肯定的公关目的，所以其中涉及到的事情，人物，情节， 数字，肯定要真实、精确，不能有假设虚构，否则就会影响组织声誉，给组织的进展带来不良的后果。 较强的时效性 公关文书一般讲究时效，要求文书的写作在肯定时间内完成，不允许拖拖拉拉，否则就会耽搁工作的正常开展。如简报，新闻在这方面就有很高的时间要求， 超过时间就毫无意义可谈。 格式的规范性 公关文书与一般文书一样在写作上有肯定的较固定的格式，即比较固定的结构层次，习惯用语，称谓，签署等，这样便于书写，阅读。如请柬，信函，广告等等。 作者与读者的特定性 公关文书的作者一般为集体或集体代表，在写作时肯定要遵循组织的意图、目标，初稿写成后，还要经过集体争辩，大家提意见，然后修改，最终由负责人批阅通过。写作要求表现出肯定的程序化，公关调查报告和公关方案就是这方面突出的代表。其次，公关文书的阅读对象也是特定的，如广告的阅读对象为社会公众，简报的阅读对象是组织领导和内部员工。 三、公共关系文书的语言要求 用词精确 公关文书的真实性要求文书写作要力求用词精确，以达到预期的效果。如在介绍产品的广告中，其性能，规格，特点，专家评价，检测等肯定要用精确而严密的语言表述出来，否则就有虚假不实之嫌。 文字简洁 公关文书要求文字简短，简洁明白，如简报的自述要求千字以内，最多不超过 2000 字；广告，新闻更明确要求文字精练，篇幅简短有力。此外，为了使语言简洁，在信函中还经常使用“此复”，“函告”等习惯用语。 语言质朴 公关文书是应用文书，因此要求写作内容实事求是，语言平实质朴，做到易看、易读、易懂，但是语言平实质朴也不等于枯燥无味，有些文体，如请柬的语言就要求富有感情颜色，情真意切，大方有礼；公关广告则要求运用适当的修辞手法使语言具有感染力，以达到引人注目的效果。所以在运用语言时肯定要机敏多变，不拘一格。 表现得体 公关文书有肯定的阅读对象，因此语言要留意得体。如请柬对语言的要求方面要作到文静，庄重，有礼，还要表现出邀请者的诚意；演讲稿要依据听众和场合的不同，在称谓上有所变化。 一、请柬 其次节 几种常见的公关文书 请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中 ,如开业,奠基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参与者的文体。 公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的,用来告知特定 公众的书面语体。其主要作用是亲密和协调主客体之间的友情关系 ,促进双方的理解与合作,挂念本组织扩大声誉和进一步进展。 请柬的写作方法和格式 请柬的最大特点就是言简意赅却要表达出较浓的感情颜色和诚意，它的书写格式有以下几部分组成： 标题 用较大的字体书写“请柬”二字，可写在第一行正中，也可放在首页的正中当作封面。 正文 顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名，假如邀请的是个人的话，那么除了要写上他的姓名外，还要写上其头衔或职务；其次行空两格写正文，写明事由， 时间和地点