会议管理系统解决方案.doc

会议管理系统解决案 一、系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等部会议的管理中。 “预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室 空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时， 主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情 形： 粗放型管理：这类管理式对会议室和参与人员的使用不做格的限制， 可以随 意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水 服务、清洁服务）由召集人用传统的/QQ等人工通知的式通知、传达。这种式 使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达 所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所 有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种式虽然只有一个人或一 个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理 效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表 格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人 员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际 需求通过手机端或者后台进行会议的预约， 当成功预约会议且通过审批时，参会 人员会得到一条短信/或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始 时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主 题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是 人与系统之间的交互，流程准确、规、科学，节约了时间，提高了效率，有效的 编排了会议室资源并使其得到合理的利用。 二、系统简介 威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约 大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即 可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到， 即可完成会议出席 状况的记录统计，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人 员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。 会议预约「口软fl■麹豹iiai轨计朿表 会议预约 「口 软fl■麹豹 iiai 轨计朿表 三、产品亮点： ?右键预约，一键操作一一用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运 用条件筛选等快捷有哪些信誉好的足球投注网站按钮，可定位出符合开会条件的会议室 ?灵活配置，分类选型一一用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常 规会议、期例会、临时会议等多种式，针对不同的使用情景选择应用不同的会议 类型。 ?签到统计，自动分析——参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜 集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。 ** ? ww■ iIMM」FIJI ■? ** ? ww ■ iIMM 」 FIJI ■? r Hu ■ t-nav 电之 ■ ■ i- * ■出 * 祁 申 M q i 4 M ilia * Mk K3〔：E ?实时监控，适时提醒一一系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及 时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系式等，便用户 及时与未到人员取得联系。 HR*MUfi ■?*■W4- * i+香誉*■W4- * i+ttrtiiL r ?■QJiKAJtncV ■ ■*MA??eM i HR* MUfi ■? *■ W4- * i+ 香誉*■ W4- * i+ ttrtiiL r ? ■QJi KAJt ncV ■ ■ *MA? ?eM i 」 UA. ■tfiu MU.tt 峠HA*RlA? HUM if 托■.也 OJI HMA. 卡?A? raU.M untUn Sill* .rHAmi lW Sill* .rH Ami l 4#* 电 mcl t ■?4 ■口 ? BH4H h 章 ?大屏展示，尽显形象一一用户可自由选配的智能会议终端有 3.5寸、8寸、10 寸触摸屏、21.5寸触摸屏等。在21.5寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、 会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象15 13 29消防XDiJ?科普培illl［巴 室］15:00-16:30 （时姿:15h ）人力资番部门 会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象 15 13 29 消防XDiJ?科普培illl ［巴 室］ 15:00-16:30 （时姿:15h ） 人力资番部门 ［会IX體理］ 应到:20人 实劃：1E人 未到：2人 ?临时预约，一触即发一一在10寸、21.5寸终端设备中，