项目沟通管理概述课件.ppt

高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管理者约花费50%的时间用于传播信息——Ludlow,R.《Effective Communication》;7.项目沟通管理;（1）项目沟通管理的概念 项目沟通管理就是为了确保项目信息及时正确地提取、收集、发送、存储和最终处理所实施的一系列过程。;（2）项目沟通过程;（3）项目沟通管理过程;准确性原则 完整性原则 及时性原则 充分运用非正式组织沟通的原则;信息发送者 信息接收者 沟通环境 信息资源 沟通方式与渠道 反馈与回应 代码的多义性;? 决定信息发送的方法 e-maill/电话/面谈/会议/信函; ;（1）沟通的主要方法 ;正式沟通和非正式沟通 正式沟通是通过正式沟通渠道进行信息沟通的方式，如项目组织规定的汇报、会议及报告制度以及与其他组织的公函往来。 非正式沟通是通过非正式沟通渠道进行的信息传递和交流。如项目团队成员之间的私下交流、备忘录、小道消息、特别安排的谈话等。;上行沟通、下行沟通和平行沟通 上行沟通是自下而上的沟通，即下级的意见向上级反映。 下行沟通是指项目经理对团队成员进行的自上而下的信息沟通。 平行沟通是指项目组织中各平行部门之间的信息交流。;单项沟通与双向沟通 单项沟通是指发送者只负责发送信息而接收者只接受信息。 双向沟通是指发送者和接收者之间的位置是不断进行交换的，发送者以协商和讨论的姿态面对接收者，接收者可以对接收的信息及时提出反馈意见，如有必要双方可以进行多次意见的交换，直到双方共同明确和满意为止。;语言沟通与非语言沟通 语言沟通：口头沟通和书面沟通 非语言沟通：语音语气，肢体语言，身体动作; （ ） 你 在 说 什 么:语言 （ ） 你 是 怎 么 说 的：声音 （ ） 你 的 身 体 语 言：肢体语言 一句话可以使人笑 一句话可以使人跳 ;表7-1非语言表述及其行为含义;正式沟通渠道 非正式沟通渠道;正式沟通渠道;;类型;非正式沟通渠道;非正式沟通渠道;非正式沟通渠道;聆听中的主要问题 被动地听 注意力分散 偏见和固执 过早下结论 ;表述中的主要问题 逻辑不清 编码错误 缺乏互动 语言不生动;（1）项目沟通中的主要障碍 沟通的时机选择不当 信息或想法不完备 环境影响和噪声干扰 各种虚饰和欺诈 语言与词汇问题 非语言信号的问题; 合理地选择沟通方式和环境 正确地安排沟通次序和时间 适时地营造沟通气氛 不能进行超范围的沟通活动 充分运用信息反馈 积极驾驭语言与使用词汇 积极使用非语言信号;7.4 项目沟通计划编制;; （1）编制沟通管理计划的依据 ;人员;沟通技术 沟通技术是沟通计划编制的重要依据。 各种沟通计划所使用的技术和方法可能差异很大： 从简短的谈话到长期的会议； 从简单的书面文件到即时查询的在线的进度表和数据库。;影响项目沟通的技术因素有： 信息需求的紧迫性 技术的有效性 预期的项目人员配置 项目工期的长短 制约因素 假设因素 ;（2）编制沟通计划的方法（工具与手段） ;表7-4 项目利益相关者的分析（沟通计划）;（3）编制项目沟通计划的成果 ;主要内容： 信息收集的方式和渠道：信息收集的方式和渠道用以说明信息应该用何种方法从何处收集。 信息收集的归档格式：信息的归档格式用以说明应该采用何种方法存贮不同类型的信息。 信息发布的方式和渠道：信息发布的方式和渠道用以说明各种信息将流向何人以及采用何种方法传送各种类型的信息。 ;（3）编制项目沟通计划的成果 ;（3）编制项目沟通计划的成果 ;;练习;（1）项目的信息加工与传递 依据：项目沟通计划，项目集成计划，项目的实际需要 方法：项目信息收集的方法，信息加工的方法，信息传递的方法，项目沟通的各种技巧和方法，项目沟通的文档化管理方法 结果：项目记录，项目报告;（2）项目报告及其分类和编写要求 分类 按作用分：汇报性报告，说服性报告，敲定性报告 按报告格式分：项目报表，项目报告 按报告内容分：项目绩效报告，项目工作总结报告;（2）项目报告及其分类和编写要求 编写要求 简洁明了 报告内容和形式要保持一致 借助图表进行简明和充分的表达 报告方式与报告使用者的要求相符;（3）项目绩效报告 项目绩效报告的主要内容 自上次绩效报告以来的项目绩效成果 项目计划实施完成情况 项目前一期遗留问题的解决情况 项目本期新发生的问题 项目下一期报告要达到的目标 项目下一步计划采取的措施;（3）项目绩效报告 项目绩效报