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邮件合并在全国计算机等级考试教务管理中的应用 摘要 在全国计算机等级考试考务工作中 ,相册打印好 了需要在每一张相片框下面写上相片人的姓名 ,本文利用邮 件合并的知识提供了一个可以减轻这种体力劳动的简捷有 效的方法。 关键词 全国计算机等级考试考务 ;相册 ;邮件合并 中图分类号 G726.9 文献标识码 A 文章编号 1674-6708(2009)10-0122-02 0 引言 目前,在全国各个城市都有好多全国计算机等级考试考 点,每年 2 次考试报名后 ,各个考点的考务管理员都要在相册 贴相片的方框下面 ,为每个考生写上考生的姓名 ,然后再在对 应的相片框中粘贴上考生的相片。对于一个拥有三四千考生 的考点来说 ,这是一项非常繁重的考务工作 ,既耗时又耗力。 本文论述了如何运用邮件合并来完成全部用户名的打印 ,从 而大大提高了工作效率 ,并减轻了考务管理员的工作劳动强 度。 1 邮件合并的理论知识 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文 档” 时提出的。 简单地说 ,就是把数据库中的内容动态地合并 到 Word 文档中 ,具体地说 ,就是在邮件文档 (主文档 )的固定内 容中 ,合并与发送信息相关的一组通信资料 (数据源 :如 Excel 表、 Access 数据表等 ),从而批量生成需要的邮件文档 ,因此 ,大 大提高工作的效率 , “邮件合并”因此而得名。显然 , “邮件 合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文 档外 ,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 2 邮件合并的实现 2.1 打印相册 省考办给每个考点提供了一份相册打印程序 ,用这个程 序打印出来的相册姓名处只有一个横线供考务管理员在横 线上写上相片者的姓名 ,如图 3-1 所示。 2.2 制作表格 把打印出来的相册表用扫描仪扫描成电子图片 ,然后新 建一个空白 Word 文档并插入刚刚扫描的电子图片作为表格 位置参照依据。设置图片大小跟纸张大小一样 (21cm × 29.7cm),版式为衬于文字下方。调整图片 ,使图片边缘跟文档 边缘重合。 然后在文档中插入一个三行七列的表格 ,调整表格 大小位置 ,使填写姓名的横线与表格单元格下边框叠加在一 起 ,如图 3-2 所示。调整表格难倒不是很难 ,但一定要细心一点 , 尽量使填写姓名的横线与表格单元格边框长度位置一模一 样。 2.3 插入数据域 第一步 ,打开邮件合并工具栏。 我们这儿以 access 数据库 为例 (其实数据放在 Excel 中也可以 ,方法大同小异 )。依次点击 菜单栏视图按钮→工具栏→邮件合并