资料档案管理办法.docx

资料档案管理办法 资料档案管理方法为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作标准化，不断进步档案科学管理程度，更好地为本单位各项工作效劳，依据国家和省市档案局文书档案工作的要求，结合本单位工作实际，制定本管理方法。一、资料档案管理归档范围但凡反映本公司经营管理活动和历史相貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。二、归档文件的整理原那么及质量要求1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。2、归档文件材料必需字迹清晰工整，纸张及文件格式符合国家要求，制止用法圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4、归档的文件材料应完好、系统、精确，必需是原件。5、保持归档文件材料之间的历史联络，并进展科学分类、立卷和编目编号。6、案卷题名应准确反映卷内文件内容，并区分保管期限。7、文件材料的归档必需办理移交手续。8、归档时间8.1各归档单位每年六月三十日和十二月底前向综合部移交半年的文书资料档案，声像档案可依据实际状况提早归档。8.2财会档案在本单位保存一年后，于其次年六月三十日以前归档。8.3基建工程档案应在工程完成验收后三个月之内归档。8.4假如有些案卷需要连续留在部门用法，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，用法完毕，准时归还。9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用常见的文件材料可归档一式两份。三、归档文件的整理方法重视平常积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监视，确保文件材料齐全完好。1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参与会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。2、准时搜集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件搜集一件或定期清理。各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必需向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。3、严格检查: 同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类、是否齐全，正本、底稿、附件是否齐全，应逐一进展检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。4、随办随归：“办〞是指办理完毕，“归〞是指文件经假设干整理环节后归入档案盒内。5、妥当处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进展分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管平安。6、建立制度：保障文件材料齐全完好、平安保管等有关制度，把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。7、加强指导监视：档案工作人员对各级领导要常常主动宣扬，对各部门文书处理人员、办公室秘书等人员要留意常常进展指导、监视，以确保每个工作环节做到对文件材料仔细负责。四、立卷程序〔一〕立卷的原那么1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。2、卷内文件材料必需精确反映我公司经营管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。〔二〕立卷的组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联络亲密。形式按下述内容和挨次进展：1、会议文件，按会议的届次组合，依据文件的数量，可以多会一卷，一会一卷，一会数卷。2、统计、报表、名册等文件，根据格式名称组卷。3、公司管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。4、工作方案、工作总结等文件，一般可按责任者〔部门〕或文件名称组合。5、简报、刊物等，按期号组合。6、在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开，文电应合一立卷。7、专题性、成套性档案〔含产品与工程开发、建立工程、设备、等〕按阶段、构造、部件等分别组卷。8、立卷视文件材料数量的多寡进展，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过200页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：9.1 跨年度的请示与批复，放在批复年立卷。9.2 没有批复的，放在请示年立卷。9.3 跨年度的规划放在针对的第一年立卷。9.4 跨年度的总结放在针对的最终一年立卷。9.5 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。9.6 非诉讼案件放在结案年立卷。9.7 其他文件材料的立卷应按有关规定执行。〔三〕卷内文件材料的排列挨次1、批复在前，请示在后2、正件在前，附件在后3、正本在前，定稿在后4、定稿在前，历次重要争论稿在后5、结论性材料在前，根据性材料在后6、文字在前，图样在后7、其他文件材料依其他形成规律或特点，按有关规定〔四〕案卷的装订1、装订的案卷编页号卷内文件的每一页，均应编写一个页号，页号的位置在