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超市商场邮报管理作业规范
邮报管理作业标准壹、目的:明确邮报管理作业流程,以提升作业效率。贰、适用范围:各分店。叁、邮报操作流程:分邮报名条设定、退件处理、空投率追踪与统计分析等四大作业流程。肆、邮报名条设定:一、隔周一电脑自动生成S309-1报表,报表中会员资料状态设定为状态1、5,卡片级别1、2、3、8会员资料。二、正常状况下,分店依距今时间设定一级商圈45天,二级商圈60天,三级商圈75天列印报表,报表交店总经理确认,由客服经理填写邮报印刷数量预估表(如附表一),送店总经理核准,于周一15:00以前由店助以电子邮件报总公司营运处核定,原件交客服助理存档备查。三、如分店有派发邮报,在设定名条时,电子资料作业人员须锁定派发区域。四、总公司核定后,分店电子资料作业人员于周三依营运处核定之邮报名条设定条件,生成名条数量由客服经理填单交店总助理,店总助理填写邮报印刷数量确认表(如附表二),送店总经理核准,周四用电子邮件报总公司营运处、行销处。五、自派邮报名条设定生成与邮递邮报同步,设定条件依分店需求自定。六、名条生成后的新办卡、状态5转状态1、状态6、8、9转状态1名条列印操作流程如附表三。七、列印名条留意事项:(一)周三生成名条前,电子资料作业人员须与会员资料专管员联络,证明退件已全部锁入状态6。(二)名条列印。1、电子资料作业人员列印名条务必实在按邮编分区列印。2、名条列印务必工整(放纸须标准),假设发觉有歪斜或不完好须重新列印或补印。3、字迹清晰易辩(列印前检查墨盒、针头是否完好)。4、数量与上报总公司名条确认表数量相符(新办卡除外)。5、列印完毕后,务必仔细检查确认无误前方可送至包装厂。(三)不定期抽查包装厂事宜。1、名条裁切。(1) 依邮编分别裁切。(2) 裁切精准整齐(不行歪斜)。(3) 假设有切坏或发觉列印问题,务必通知分店客服部重新列印或补印。2、名条粘贴。(1) 依邮编粘贴并分区堆放。(2) 粘贴工正、平整、坚固。3、封装。(1) 依邮编分别封装堆放。(2) 当心轻放,保持信封完好(不行有破损)。(四)当邮寄数量与上报营运处之名条确认表中的数字有出入时,请告知行销处,以便请款作业。如:0301期名条确认表中邮寄数量为50000个,列印时多22个,再加上新办卡补拉500个名条,实际为50522个,请将多出的522个告知行销处。(五)名条列印完毕后,将实际数量记录于名条列印数量签收簿中(如附表四)。包装厂(或邮局)人员领取名条时,请其签字确认,每次作业完成后交客服经理审核。(六)分店自派邮报名条数量、新办卡、状态5转1、状态6、8、9转1名条数量同样也填写在附表三上,名条交由会员资料专管员签收。伍、退件处理:一、邮报退件处理流程如附表五。二、新办卡邮寄邮报情况查核:(一)新办卡邮寄邮报如有退件,参照退件处理流程。(二)每档期汇总新办卡数量及退件数量,将退件缘由及相关责任人记录在新办卡邮寄情况记录簿中(如附表六)。(三)由接待课会员资料专管课长从S148报表(新顾客地址、邮编确认报表)中查核责任人,填写此表签字后交客服经理审核。(四)上档次周周一会员资料专管员填写大润发特价邮报无法投递明细表(如附表七),经接待课长及客服经理、店总经理签核后,店总助理用电子邮件至总公司营运处、行销处。三、邮报数量及邮寄数量核查:(一)当邮报送至分店或包装厂后,分店应每档期派人对印刷厂所送邮报数量进展抽查,发觉数量有短缺时,须马上报告总公司行销处、营运到处理(如附表八)。(二)会员资料专管员每档期至包装厂对邮报的封装数量及质量做抽查,发觉问题及时通报行销处、营运到处理(如附表九)。(三)邮报清点方式:1、当面(货运人员)抽样清点。2、假设为事后清点须会同包装厂人员一起,此时缺数只作补缺处理,不做罚款处置。(四)抽样发觉缺数。1、抽查数量的缺少率≤0.5%,先用备份数补缺,当备份数不够补缺时,印刷厂补足即可。须留意时效性,不要等到档期开头后才告知就无法补救了。2、抽查数量的缺少率大于0.5%,属不正常范围。须先用备份数补缺,当备份不够补缺时印刷厂马上补足,总公司会依扣除备份数后尚缺的预估数字以缺一罚十对厂商进展处理。(五)举例说明:1、X店印刷总数量为100000份,印刷厂送达的备份数为200份。分店清点操作流程:(1)当面抽查(最好是邮局、印刷厂、分店三方会同)。(2)抽查10捆(以每捆400份计),结果共缺少40份,缺少率为40/4000=1%,属不正常范围,以1%估计总印刷数量缺少1000份,以200份补缺后,还缺少800份。(3)印刷厂补缺800份邮报,对800份邮报价值以缺
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