公司档案管理制度及流程.docx

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整 性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、 适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、 术语和定义 1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、 职责 1、 行政人事部： 1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理； 2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、 其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、 各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、 各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 五、 工作程序 1、 档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》 。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b) 档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c) 档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》 ，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d) 档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e) 档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 2、 档案管理细则 1）档案资料的归档范围 ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文， 如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、 规定、 命令、 决定、 决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、指示等； ⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简 报、会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动