工程公司采购部管理制度.docx

采购管理制度 V: 201303 采购过程需简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本。 本制度主要包含以下六点： 一、采购预算 针对需要采购的办公用品或项目花费等，需有相应的采购预算后方可分时间，按需 求，组织实施，确保各项采购任务完成。其中包括办公用品、工程内容采购等。 1、 办公用品的采购 由行政部统一收集各部门人员提交的《办公用品采购申请单》 ，在总经理或其授权 人确认采购产品和预算后由行政部负责采购。 2、 工程采购 2.1 采购计划下达： 公司工程项目采购计划由具体工程项目经理整理工程采购清单，经总经理批准后， 统一下达到采购部。工程项目中的采购清单中必须明确说明需要采购内容的：工程项 目名称，产品名称，规格，数量，特殊要求，品牌，到货时间及地点，收货人，包装 要求等。非该项目经理提出的采购计划概不采购。 2.2 采购计划变更： 所有采购计划的变更必须经过项目经理的确认。采购人员接到采购计划后，将采购 计划与此工程合同进行核对，对所需要采购产品的数量名称要求等做进一步的校核。 如有出入需要更改，需经项目经理确认才予采购（其中包括数量增减、型号更改、性 能参数改变等） 。 2.3 采购时效管理： 所有的采购计划根据具体工程情况，确定哪些设备先到位，那些设备订货周期长， 力争做到设备不耽误工程的前提下，设备及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所 有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务， 做到及时采购并及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及产品的使用情况，并保证 供应商对产品的售后服务。 2.4 建立工程采购档案： 采购相关资料由电子文档和书面文档两部分组成。电子文档包括采购询价文件，各 供应商报价，采购合同（电子版） 。书面文档包括供应商报价单，采购合同。 书面文档被扫描后成为电子文档。所有电子文档和书面文档在工程验收后 1 个月内 成后交由项目经理负责分别录入公司电子档案库和公司资料库。 二、采购（比价） 平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等， 浏览相关网站。积极开拓供应商资源，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现 采购到的产品与采购计划不符，则其损失将追究采购负责人的责任。对特殊非标产品 的采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告，必要时需要安排相关人员到 厂家进行生产过程的监督和检查。 采购活动具体实施分以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面： 1、询价： 询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会 等多种渠道。即使是确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应 商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。 2、比价： 对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价） 。 对单项产品做到至少比价三家。在比价同时做出价格分析。 3、议价： 在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压 价（通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由 ;以多家公司比较后相对竞争 为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由 ;也可以与销售推心置腹，为 对方能给予支持和帮助等等） ，具体问题需具体分析。权衡考虑确认写入合同内的采购 价格，付款方式，发票形式，到货日期等内容。参与面对面商务谈判人员应至少 2 人。 4、供应商管理： 通过寻找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。定期对供应商进行一次评定 （其中以质量、售前 /后服务、交货期、付款及价格等方面考核，听取各部门的意见） ， 对不合格供应商及时进行调整。 三、工程采购合同管理 1、 合同版本：本公司采购产品，必须使用本公司采购合同版本。针对合同金额小于 5 万 元的采购风险较小的小型采购内容，可使用简易设备采购合同版本。若采购合同较大，采 购风险较高的必须使用标准设备采购合同。酌情考虑使用哪种合同版本。其他还有运输合 同版本，安装工程合同版本等。 2、 合同书写规范：项目名称必须与销售合同一致。合同编号： ***- 采购物品名称英文简 写 - 日期（如果有增补再加 -2 或-3 依次类推） 。相同项目不同产品的采购合同名称必须有所 区别。 3、 合同版本：简易采购合同版本可以由传真或扫描的方式签订，归档的文件可以是有签 字盖章的传真或扫描打印文件。标准设备采购合同及安装合同等，归档的文件必须是具有 红章和签字的合同。 4、 合同的签订： 电子