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应用文书文种丰富,各类文种的风格也有明显的区别。例如指挥性公文的命令、决议、决定注重庄重严肃;法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落;计划性文书必须实在、周密、可行;会议报告应富于鼓动性等等。不同文种的语言,都应有与文体风格相协调的基调。而各类文种的语言,从总的方面看,又大都是比较庄重、通俗的大众化书面语言,而较少用口头语言和方言。这是从把握文体特点上,把准文章语言的得体性。
语言还应随社会的变化发展而有所变化,能与时俱进。陈旧、过时的词语不宜使用;新名词术语要谨慎使用,不以词语的艰深掩饰内容的浅薄。如果忽略了语言的这种变化,也会不得体。
应用文书的语言,应根据不同的受文对象,注意其接受心理,考虑不同的分寸。上行文的语言,应尊重而不阿谀讨好;下行文的语言,应谦和但又不失度;与平行机关往来函件的语言,则应以诚以礼相待,多商量,互相尊重。惩戒坏人坏事的通报,语言应言之凿凿,义正辞严。表彰好人好事的决定,语言则应热情、稳实。对上级的情况报告,不必有过多的宣传议论。对下级布置工作的通知,又不可过于原则、空洞,应实实在在,切实可行,有可操作性。这是从受文对象接受心理的角度做到语言得体。
有选择地使用模糊词语和委婉用语,有时会使应用文书的语言更得体。应说明的是,应用文书语言的上述五个特点,常常是相辅相成难以分割的。第三节 开头与结尾的展开方式 (一)开头方式 ⒈ 概述情况
即在开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。简报、报告、会议纪要、总结等常用此法开头。2 提出问题
即在开头提出问题,提示应用文书的主旨或主要内容,以引起阅读者的注意与思考。调查报告常用这种方式开头。⒊ 直陈目的
即在开头以“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。
4. 引述来文
即在开头引述对方来文、来电的标题、文号,然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。⒌ 阐明观点
即在开头先提出观点,或者点明主旨,接着加以解释说明,以引起读者的重视。 ⒍ 表明态度
即在开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度,做出评价,提出看法。批转、转发性通知多如此开头。7 交待原因
即在开头以“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文,也可直接陈述发文原因。8 说明根据
即在开头引用有关法律、法规或上级指示精神,具体来说,是以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文,鲜明标示出行文有据。通知、批复、规章文书等常用这种方式开头。
应用文书的开头,有时是多种方式结合运用。(二)结尾方式
1. 作请求。即在结尾请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。
2. 作强调。即在结尾对文中的主要问题作强调说明,以引起阅读者的重视。3. 作要求。即在结尾提出要求、希望或发出号召。
4. 作总结。即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结,使读者对全文有一个较完整的印象。
5. 显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用,并以此结尾,如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告”等。
6. 作补充。即在结尾补充交待有关事项、事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。除上述几种结尾方式外,还有祝贺、慰问式的结尾,以及主体部分意尽即文完,不再另写结尾等方式。
第四节应用文书的结构类型
应用文书的结构类型,是指应用文书的文章结构,即正文在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态大体有十种类型。(一)篇段合一式
正文全文内容包容在一个完整的自然段内,即一个段落就是一篇完整的文章。这种形式常用于内容单一的应用文书。(二)两段式
这是内容简单、篇幅简短的应用文书常用的形式。如,把篇段合一式中的结语部分单独列为一段,可成为两段式。或把三段式中的结语部分省略,写作目的或原由、行文事项各为一段,也可以成为两段式。(三)三段式
这是短篇应用文书比较常见的外部结构形式,即正文分为写作目的或原由、事项、文章结语三个层次。(四)多段式
它用于内容稍多、篇幅稍长的应用文书。一般是开头概述情况、说明原由、目的或依据,结尾单独成段或省略结尾段,主体部分内容稍多分别写为若干段。如果是内容多、篇幅长的应用文书,一般不宜采用多段式,而宜采用分部式。(五)分部式
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