办公自动化系统总体设计方案.pdf

办公自动化系统总体设 计方案 第一部分 需求分析 现代办公需要先进的现代化办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高 办公效率，加强管理的有效手段。是市的供电管理单位，每天都有大量的公文往来， 同时还有各种会议等管理工作，因此需要一套先进的、高效率的、覆盖全企业的办公 自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办 公的威力。同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。 一、系统概况 为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提高企业办公 效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的办公自动化系统， 使办公自动化系统覆盖从机关到基层的各个单位，使企业围每个人之间都可以通过电 子快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮的通讯基础设施，并在此基础之上 扩充办公自动化系统应用的功能和围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现 文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信 息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流 程控制完备的、达到国先进水平的办公自动化系统。 为了实现这一目标，办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和 开发工具， IBM的 Lotus Notes 正是这样一个办公自动化平台。 Lotus Notes 是 Lotus( 莲花 ) 公司的软件产品， Lotus 公司在群件（用于工作组协同工 作的软件）方面居于世界领先水平，领导着群件的标准和发展。 1996 年被 IBM公司强 行收购 , 耗资 30 亿美元，成为 IBM 的子公司。 Lotus Notes 是全球应用最为广泛的群 件产品。到 1996 年，该软件的用户数已经达到 900 万个，全球 500 家最大企业中有 423 家使用该软件作为办公系统平台，在中国，有超过 500 家政府和企业级用户，包 括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中国人民保险公司、中国人 民银行等。 目前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6) 是 Lotus Notes 的必威体育精装版版本，办公自动 化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。 Lotus 公司简介和市场情况见附录 B。 Lotus Domino/Notes 功能概述见附录 C。 办公自动化系统应该利用 Lotus Notes 先进的工作流程自动化技术快速把当前的主要 办公业务：公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理，在计算机网 络上实现， 缩短办公业务的流程时间， 减少工作人员的工作量， 提高企业的办公效率。 同时，为领导提供领导办公系统，为办公人员提供办公人员办公系统，方便日常的工 作，成为个人办公的辅助工具，提高全企业每个管理人员的办公效率。 另一方面，建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础。 利用 Lotus Domino/Notes 的强大的信息集成能力和通讯能力， 实现的各类企业级信息的收集和存 储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享，通过这个信息网络了解整个企业的状 态，使信息为决策提供支持，实现企业级的协调和协作。 作为管理信息系统 (MIS) 系统的一部分， 随着办公自动化系统的建成和应用， 将会提高 管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来 MIS 系统的建 成大有帮助。 综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、 符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高 企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国先进水平的行列。 二、系统总体目标 2-1 通用性 办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公 业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同