外贸邮件中常见的问题.pdfVIP

我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自 己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写 . 1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封 又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几 M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的 时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理 email ，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人 发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多欧美客人，他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒，也就是大致扫一眼，重 要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然 后从 inbox 拉到相应的子目录里。 换句话说，只要客人的邮箱地址是对的， 也是你要找的 right person ， 你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写 得很长？ 2 ）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经 验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有 反应，就要看实际情况和你内容的功力了。 有些人写邮件会这样设置主题： “we are the manufacturer of lights ”，又或者 “need cooperation ”，或者 “Guangdong*** trading companyltd ”，或者 “price list for lights-Guangdong *** trading company ltd ”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼 拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到 N 封推销信，估计就会很厌烦，直 接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就 要根据之际情况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd ，目前公司最大的客人是美国的 HomeDepot，尽管可能是通过贸易商做的， 不是直接合作， 但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！ 如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc （这个名字是我编的），我从 google 上了解了一些这个公司 的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写 主题， “Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd. ” 其中， ABC inc 代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对 他们公司的尊重； Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot 的 太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的 DEFCo., Ltd. 代表自己公司。这样一来， 假设你找对了人，这个正是 ABC公司太阳能灯的 buyer ，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到 这么一个主题的邮件，哇， home depot 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会， 是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！ 再说了，这个主题设置的还有一个好处， 就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就 能找到这封邮件！只要关键词输入 home depot ，保证一下子就找到。 3 ）长篇大论的公司或工厂介绍。 buyer 会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点， 很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己 时间。有的人写开发信描述自己工厂一些无用繁琐信息。比如“我们是某某电子