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小企业采购管理制度 XXX有限公司 采购管理制度 一、 为适应公司业务的发展，加强对公司物资采购的管理和控制，规范 采购作业，特制定本制度。 二、 公司设立专门的采购部门，专人负责采购业务。 三、 采购业务按用途可分为：（一）生产材料、零部件及工具采购；（二） 行政办公用品采购；（三）设备采购。 四、 采购与不相容职务应当分离:（一）付款人员不能同时负责寻找供应 商和洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、签订人员和采购人员不能由一人同时担任；（三）采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 五、 采购流程 （一） 生产材料、零部件及工具采购流程 生产车间根据实际需要和库存情况填写请购单 生产部门主管审核 总经理批准 采购部门请款采购 货物验收入库 1 / 3 （二） 行政办公用品采购流程 各部门提出申请，交给行政部门统一填写请购单 行政部门主管审核 总经理批准 采购部门请款采购 行政部门验收保管 （三） 生产设备采购流程参照生产材料采购流程办理，重大设备采购必要时由总经理亲自或指派专人负责。 六、 生产部门在每月末根据次月的生产任务制作次月的原材料、零部件 及工具的使用计划，根据库存情况，及时提出请购申请，填写请购单。 七、 每月末各部门将本部门办公用品的购置计划报行政部门，行政部门 制作统一的行政办公用品计划，并填写请购单，经公司领导批准后，转采购部门安排采购。 八、 采购部门负责接收各部门转来的请购单，并呈送总经理批准，根据 库存情况、采购时间周期及顺序安排采购作业，根据付款方式、付款期报送财务部门制作付款计划和安排资金。 九、 财务部根据资金状况制定付款计划，安排采购资金，在执行过程中， 发现因不可预见的情况需更改资金安排的，通知相关人员、部门提 2 / 3 出更改或追加计划报批。除生产、经营中突发情况提请总经理特批追加外，其他计划外的资金支付一律不予办理。 十、 采购部门在采购过程中要严格把好质量和价格关。在采购物资入库 前，必须经使用部门或技术部门验收签字方可办理入库手续。仓库管理人员要严格遵守先验收后入库的原则，否则财务部有权不予报销。 十一、在仓库人员的协助下，采购人员应将仓库的退回、积压物资积极调 换、处理以减少资金沉淀与浪费。 十二、大宗采购和日常耗用量较大的材料物资的采购，须进行前期市场调 查、询价、比价工作，并均需与供方签订合同或协议，最好固定一到二家厂商供货，以便协作配合，并提供大宗采购及耗用量较大材料物资三个以上同类供货厂家的信息查询资料：厂家名称、地址、电话、主要负责人和产品报价技术资料，以备日后内部审计和稽核使用。 附件：请购单样式 请 购 单 申购部门： 序号 名称 规格型号 单位 请购数量 单价 总价 年 月 日 要求到货日期 用途 请购人： 部门主管： 采购： 财务： 批准： 1、流程：使用部门请购（填写品名、规格、单位、数量、要求到货日期、用途等）―― 说明： 部门主管审核――总经理批准――采购 2、请购单一式四联，第一联请购部门、第二联采购部门、第三联财务部门、第四联仓库 3、采购必须凭核批的请购单及时采购，报账时请购单需附发票和入库单后。 3 / 3 感谢您的阅读，祝您生活愉快。