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论中国建设文件中心的可行性 试论文件中心的中国化发展路线和我国普遍建设文件中心的可行性 摘要文件中心作为一种半现行文件的管理机构，能否在我国普遍建立和推广， 这一问题在档案界存在着较大的分歧。这种分歧在实践上主要表现在：我国已经具备较为完善的机关档案室体系，我们还是否有必要推翻档案室而另建文件中心；文件档案分别管理的现状及相对落后的信息（通讯）技术是否会成为推广文件中心的障碍等。本文意在通过分析我国文件中心的实践，其与外国文件中心的联系和区别，与基层档案室的关系等，阐明它在我国推行的合理性及实践的方式。 关键词 文件中心 中国化 可行性 一、文件中心 文件中心起源于第二次世界大战期间。当时美国一些军事机关把利用率较低的非现行文件移出办公室单独保存，逐渐形成一种独立的机构，称为文件中心。战后各政府机关因档案文件大量增加,机关本身无法容纳,纷纷要求向国家档案馆移交,而国家档案馆亦无法容纳。为解决这个矛盾，联邦政府1952年决定在全国划分档案区，建立了14个联邦文件中心，其中两个是全国性的、12个是地区性的(见美国档案事业)。此后欧洲一些国家也成立了类似的机构，名称不一。如英国的海斯中间档案馆、法国的枫丹白露现代档案城、苏联的联合机关档案馆和跨机关档案馆等。在美国，除联邦文件中心外，还有本机关的、州的、甚至以赢利为目的的商业性文件中心。 文件中心自美国建立以来只有短的半个世纪，但以其强大的生命力在世界许多国家得以推广，成为当今世界最重要、最普遍的档案文件保管机 构，被誉为“现代最富生命力的新型档案机构”自20世纪80年代以来，我国学术界就开始关注并研究文件中心，多数档案学者认为文件中心具有经济、高效特点，主张和呼吁建立文件中心，改革和完善我国现今档案管理体制。但也有一些学者反对在我国建立文件中心，他们 认为文件中心理论依据不适合我国国情，认为我国目前的档案管理模式是完备的、健康的，如果在此情况下再建立文件中心，会导致档案文件管理的混乱，会增加机构和工作人员、加重国家的财政负担，影响工作效率。同时，在机关和档案馆之间设立文件中心，实际上也给档案文件的运转增加了一个环节，不便于国家对档案文件的控制和管理。而且我国的交通和 通信状况，不利于文件中心开展服务工作。总之，文件中心在我国是行不通的。那么，究竟文件中心适不适合我国?在我国该不该，要不要建?如果要建到底又该怎么建。笔者将对这一问题对在中国建立文件中心的可行性进行分析。 二、 我国建立文件中心的可行性 首先从理论和实践来说，文件中心在西方建立至今已经历半个世纪的历程，其在档案文件管理中所发挥的重要作用，显示出的优越性，越来越被欧美各国所肯定和赞誉。西方几十年的实践充分证明文件中心的理论和管理实践是成熟的、可靠的。文件中心符合精简高效的原则，可以为各文件形成机关提供廉价、安全、优质的文件保管服务，减少经费开支，提高工作效率，并确保形成机关对档 案文件的有效利用;对档案馆来说，文件中心能保证进馆质量，为档案馆提供优 质的馆藏档案，保证档案馆能更好地用精良的设备、有限的贮存空间，长久保存 具有重要价值的历史档案。因此，我国应积极推行文件中心建设，不应再徘徊、犹豫、怀疑、拒绝，否则就是对历史、对国家、对档案事业不负责任。“西方文件中心不适合我国”的推论是不成立、站不住脚的。 其次，中国需要文件中心，建立文件中心也是中国当今现实的、客观的迫切需要。一方面，从政治卜来说，政府机关历来推行机构改革、精兵简政，建立文件中心让各机关把不常使用的文件交由文件中心集中统一管理，这样就可减少专、兼职档案人员和档案库房面积，既精简了机构、人员，又减少了支出，提高了效益。另一方面，从经济上来说，随着我国经济体制的不断深化改革，企业的改制、改组、兼并、破产、倒闭、拍卖等时有发生，使得企业档案工作处于失控的危险状态，管理不完善、流向不合理、收集不齐全、归档不及时的情况十分严重，企业档案遭到严重破坏。基于此，我国必须也迫切需要建立文件中心以改善档案文件的保管状况。 第三，建立文件中心是改革和完善我国档案管理体制的需要。我国现今的档案室管理机关、团体、企事业单位的档案文件的管理体制、管理模式是在计划经济ti制下形成的，在有编制保障、经费稳定的前提下，各单位的档案室能得以sheng存和发展。但是现在这一切都发生了变化，计划经济已转变为市场经济，伴随着精兵简政、厉行节约，档案室在绝大多数单位失去了存在的保障和基础。因此，我们必须正视档案室日趋衰落的客观事实。况且，对大多数中小单位来说，档案文件数量较少，专门设立档案室确实没有必要，反而是一种资源浪费。所以，不管单位大小，一律设置档案室管理本机关档案文件的体制、一刀切的做法，不符合当今实际，的确需要改革。这种模