标书编制常用技巧.docx

标书编制常用技巧 word排版常用技巧1.标题款式的建立应用场景：在一个标书编辑的过程中，名目款式的建立特别重要，也是一个文档编辑的第一步，款式建立完善，可以起到事半功倍的作用。操作指导：●款式建立：点击“开头〞菜单下的“多级列表〞按钮在下来菜单中选择“定义多级列表〞，在弹出的对话框中点击“更多〞按钮，如下列图所示，依次选择各级名目进展相应设置，然后点击确定。点击“开头〞菜单下“更改款式下拉菜单，就可以看到新建的款式了点击新建款式如“投标1〞后面的下拉三角，进入修改款式对话框，并进展如下设置后，标题款式就建好了。●快捷键：首先翻开上述“修改款式〞对话框，点击“格式〞下的“快捷键〞按钮进入自定义键盘后，可以针对每级标题分别设置快捷键，后续对该文档进展编辑时，就可以挺直应用快捷键排版了。●选择相像文本：在排版时，可以通过“开头〞“选择〞下的“选择格式相像的文本〞按钮，统一调整格式相像的文本〔建议此功能不要在总成的文档中用法，可以在单个文件中用法〕2.插入分页符应用场景：在投标过程中，假如想把图片、表格、某一章节放在下一页上，敲回车，加几个空行的方法虽然可行，但这样做，在调整前面的内容时，只要有行数的改变，原来的排版就全变了，还需要再把整个文档调整一次。操作指导：其实，只要在分页的地方插入一个分页符就可以了。假设要把两段分开在两页显示时，把光标定位到第一段的后面，翻开“页面布局〞菜单，点击“分隔符〞下拉菜单，点击“分页符〞按钮，在这里就插入了一个分页符，这两段就分在两页显示了。要是又不想把这些内容分页显示，把插入的分页符删除就可以了。默认的状况下分页符是不显示的，翻开“开头〞菜单，在常用工具栏上点击“显示/隐藏编辑标记〞按钮，在插入分页符的地方就出现了一个分页符标记，用鼠标在这一行上单击，光标就定位到了分页符的前面，按一下Delete键，分页符就被删除了。3.插入横版页面应用场景：在标书编辑过程中，有时遇到很宽的表格，需要横版页面才能放下，此时需要在纵向排版的word文档中间插入横版页面操作指导：将鼠标分别定位在该页的最前面和最终面，如上述插入分页符的操作，点击“页面布局〞下的“分隔符〞下拉菜单，点击“下一页〞，将要改为横版的页面前、后分别插入分节符，再将该页设置为横版，其它页面就不会跟着一起变为横版了。4.穿插引用和书签应用场景：有时招标文件要求投标文件的引用内容需标明章节号，并标明引用内容的页码，但一般投标文件的页码只有在最终定稿时才能确定，但此时再添加章节页码，时间已经特别紧急，尤其是需引用的内容比拟多的状况下，添加起来特别费事。操作指导：●书签的定义：选中所要引用段落的局部文字，或选中某个图表等，鼠标点击“插入〞工具条下面的“书签〞，在弹出的对话框中命名书签名，然后点击添加。●穿插引用：1〕鼠标定位到要插入引用页码的位置，点击“插入〞下面的“穿插引用〞对话框，单击“引用类型〞下拉三角按钮，在翻开的列表中可以选择“编号项〞、“标题〞、“书签〞、“脚注〞、“尾注〞等选项，本例选择“书签〞选项。单击“引用内容〞下拉三角按钮，在列表中可以选择“书签文字〞、“页码〞、“段落编号〞等选项，本例选择“页码〞选项。保持“插入为超链接〞复选框的选中状态，然后在“引用哪一个书签〞列表中选择适宜的书签，点击插入，如下：2〕在穿插引用对话框下，引用类型选择“编号项〞，引用内容分别选择“页码〞、“段落编号〞、“段落文字〞，保持“插入为超链接〞复选框的选中状态，然后在“引用哪一个书签〞列表中选择要引用的章节名目，即可插入引用章节的页码、章节号及标题内容。3〕特殊留意，在最终投标文件定稿后，要按ctrl+A选中整个文档，然后按F9，在弹出的对话框中选择“只更新页码〞，将引用内容刷新为最终版本。5.大纲视图下删除、挪动章节应用场景：在制作投标文件的过程中，有时已总成的文档要整个章节交换或删除，或不同章节之间调换挨次。操作指导：●删除：在大纲视图下〔，或视图下选择大纲视图，如要显示文档构造图，那么需要在视图工具条下勾选“文档构造图〞〕，用鼠标左键点击要删除章节前面的“+〞号，即可选中整个章节内容，delete删除即可，比拟快捷；●挪动：同样在大纲视图下，鼠标左键点击要挪动章节前面的“+〞号，并拖动至新位置，如下列图所示，将2.2.3.2章节拖动至2.2.3.1章节前面：6.拆分表格应用场景：在标书总成时，有时需要将一个表格分开成两个表格操作指导：将鼠标定位在需要断开的那一行的外侧，同时按下Shift+ctrl+enter，一个表格就拆分成两个了。拆分前：拆分后：7.插入多页图片应用场景：总成投标文件时，常常会遇到插入大