档案室建立方案.docx

档案室建立方案 安徽美自然环境科技有限公司档案室建立的方案档案形成于公司日常生产管理过程当中，它不仅记录了公司的建立史、成长史、改革史、进展史，而且记录了公司各个方面、各个环节的真实状况，是公司扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持进展和稳定的牢靠凭证与有力根据，是企业资产和生产要素的重要组成局部。为了加强和标准我公司档案统一管理工作，避开公司档案资料的遗失，进步公司档案的用法便捷性与利用率，使档案在公司进展过程中渐渐完善、信息化，为公司的长远进展供应参考与监视，结合工作实际，特制定出本方案。一、工作方案〔一〕第一阶段：( 2018、03、03~2018、03、31完成〕1、加强档案室硬件设施建立，保障档案工作的顺当开展。首先向公司领导申请档案室的选址，然后进展整体布局规划，包括档案室全部设备资料的摆放等。2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度。例如：《安徽美自然环境科技有限公司档案管理方法》，作为开展工作的根据。内容包括：档案的搜集、分类方法、编号方法、整理规章、保管期限、移交、销毁等。3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门严密协作，做好档案的准时归档入库工作。公司目前有八个部门：行政人事部、市场部、环境科学讨论所、选购部、工程管理部、证券法务部、监测部、财务部。每个部门要确定一名档案负责人，对本部门的档案进展搜集、移交。〔二〕其次阶段：( 2018、04、01~2018、04、30完成〕1. 对积存实体档案进展有序整理，包括分类、编号、装盒、排序、上架等。2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进展。〔三〕第三阶段：( 2018、05、02~2018、05、16完成〕档案名目、数据录入，档案数字化。通过该阶段的工作，可以形成比拟完善的档案管理系统，能更好地通过电脑来支持、协作实体档案管理。第四阶段：( 2018、05、17~2018、05、31完成〕标准建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。此外，在此阶段还应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，四个阶段相辅相成，加快公司档案管理的标准化、信息化进程。二、工作措施〔一〕硬件设施的建立以及主要设备〔详见附表1和2〕1．建议档案室规划在公司的二楼或三楼。因为一楼湿气比拟重，不利于档案的长期存放。档案室的面积要依据公司部门和档案的数量来确定，数量大那么面积相应大一些。2．档案室一般划分为三个区域：档案存放区、档案整理区、档案借阅区。3. 档案室的主要设备：档案柜或密集架、档案盒、空调、灭火器、电脑、档案整理台、办公桌、椅子等。〔二〕做好资料的搜集、整理工作1、整理公司应当归档的现有档案，按时间、部门、做粗略分类，并做好记录工作。2、搜集各部门存档的各类档案，做好档案的移交工作。〔三〕各类档案的归档入库工作。做好资料的搜集工作后，对各类档案进展鉴定、归类、整理入库。〔四〕编制档案名目索引，搞好档案软件录入工作。将编制历年文书档案名目并逐一录入微机，以便于微机查阅。〔五〕建立和完善档案建立的各类制度及簿册。制定完善档案标准化建立管理的根本制度，同时标准建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。〔六〕加强各部门间协作协作，标准的完成档案的移交工作三、施行步骤〔一〕完善档案室建立工作硬件设置。〔二〕制定档案室建立工作的施行方案，按方案逐步进展，各个环节要明确工作人员，由各部门指定人员负责其部门的文件整理归档移交工作。〔三〕对所搜集档案有序进展标准整理入库，编制索引名目。〔四〕建立和不断完善档案建立的制度、方法及簿册，以便于档案的日常管理。至此，我公司档案管理从人员队伍到管理制度、管理方法以及标准的建立流程共同构成了我公司的档案管理体系，在理论中将不断完善，使我公司的档案管理成为公司不断进展的助推力。附表1：〔档案室设备设施一览表〕 附表2:〔档案室设备设施参考图案及名称〕参考图案设备设施名称备注 直列式档案密集架分有轨道和无轨道的；一组二柜或二柜以上的。 防紫外线窗帘布 干粉灭火器 34 打印机据实际选用 办公 档案员档案办公、打印档案名目等用。 35 档案整理工作台及椅子〔约×〕据实际选用 办公、阅览档案员整理档案用。 36 储物柜据实际选用办公、阅览用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖线、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透亮胶及其它小件档案用品。毛发指针式温湿度计双金属片式温湿度计干湿球温湿度计自然?芳香中草药防霉驱杀虫药自然?防蛀