档案借阅管理制度.docx

档案借阅管理制度 档案室资料管理制度为加强合同预算部档案室资料的管理，使各类档案有效的利用和保存，特制定本制度：一、归档范围与工程有关的结算、合同、招投标资料、材料认质认价单以及通知类文件、会议纪要文件、工作联络单等重要文件。二、合同预算部的档案室资料管理由档案室专员负责，资料专员须保证公司的全部原始资料和各类文件齐全完好、平安必威体育官网网址和用法便利。三、资料的归档1.公司资料的归档期分“季度归档〞和“年度归档〞，即每年的4月、7月、10月、次年1月和每年2月为公司资料归档期。2.在归档期内，由档案管理专员向各部门主管搜集应当归档的原始资料，各部门主管应主动予以协作。3.档案管理专员应对所搜集的资料进展分类归档，准时登记，并做好档案查阅名目。四、档案的借阅1.员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经档案室专员审批后，方可借出查看；其他各部门员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经部门负责人审批前方可借出查看。《档案室资料借阅申请表》留存于档案室专员处，待资料归还时，《档案室资料借阅申请表》方可销毁。2.全部档案室资料如借出档案室，那么借阅人员应做到：不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、复印、扫描、撕毁等，自觉爱护好档案的完好性和必威体育官网网址性。3.借出档案的平安由借阅人员负责，借出时间不得超过一周，不得转借别人，不得私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案，不得将档案带出公司或在公共场合随便翻阅。借阅期满后如需连续用法，须到档案专员处重新办理手续。五、档案的销毁1.档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无须连续保存的档案进展销毁处理。2.公司任何员工未经允许，不得销毁公司的档案资料。3.需销毁的档案，由档案专员列出档案销毁清册，经部门负责人批准后即可进展销毁。4.经批准销毁的档案，档案专员应仔细核对，并做好登记。销毁时须有档案所属部门相关人员监视进展。六、其他1.档案专员应妥当保管档案，防虫蛀、防霉、防丧失，确保档案平安。2.全部档案不得随便查阅、复印，不得置于公共场所。3.全部员工应严格根据本规定借阅和保管公司档案。西安曲江建立集团有限公司合同预算部档案室资料借阅申请单