员工档案管理办法.docxVIP

员工档案管理办法 1目的和范围 1.1为规范中国XX集团有限公司（以下简称公司）人事档案管理行为，加强人事档案的 利用和保护，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和人力资源与社 会保障部、国家档案局等相关管理文件要求，结合公司实际，制定本办法。 1.2本办法属于公司管理体系三层次文件中的第二级，其上级管理文件为《人力资源管 理程序》。此文件不需二级单位编制实施细则。 1.3本办法适用于公司各职能部门、二级单位（含分（子）公司、事业部）及项目经理 部。 2本办法主要应对的风险点 1本办法主要为防止员工档案管理不规范风险。 3档案管理原则 3.1统一领导、分级管理原则。 3.2维护档案的完整与安全原则。 3便于利用原则。 4档案管理职责 4.1公司人力资源部是公司人事档案管理的归口管理部门，按照国家、地方、五矿 集团及中冶集团相关档案管理规定，建立公司人事档案管理规章制度和工作机制。由公 司人力资源部档案室负责管理范围： 1. 1副处级以上干部及机关工作人员； 1. 2各单位经理助理、副三总师人员； 1.3公司直管项目部工作人员； 4. 1. 3各单位解除劳动关系人员档案。 4. 2各单位人力资源部是本单位人事档案管理的归口管理部门，履行公司人事档案 管理相关制度，建立本单位人事档案管理实施细则。各单位人力资源部负责管理本单位 除经理助理、副三总师（不含）以下所有人员档案。 4. 3公司直管项目部履行公司人事档案管理相关制度。 4.4公司人力资源部及各单位应设立档案室，隶属本公司人力资源部，配置专职或 兼职档案管理员负责档案管理具体工作。 4. 5对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司人力资源 部按规定向有关档案馆移交。 5档案收集和鉴别管理 5.1档案材料的形成部门应在形成正式材料后的一个月内，将档案材料送对应类别 的档案室归档，档案管理员应根据档案室人事档案的管理范围，积极主动地与档案材料 形成部门取得联系，及时掌握形成档案材料的信息，主动索要应归档的档案材料。 5.2根据档案室人事档案的管理范围，档案管理员应及时收集、鉴别、整理、归档 员工的考察、考核、培训、奖惩等材料，确保人事档案的完整。 3档案管理员对收集的档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登 记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补 办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；对不属于归档的材料要及时退回。 4立卷归档的材料必须是办理完毕的正式材料，档案管理员要认真鉴别，保证材 料齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续齐备，有承办单位的签章或个人署名， 有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；残缺 不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得 擅自归档。 5.5现有员工档案资料丢失或不全的，档案管理员要配合有关个人与单位恢复或补 全相关档案材料。 6档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行国家统一的制作标准；员工人事档 案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写， 不得用计算机打印签名。 6档案保管和销毁管理 6.1各分子公司、事业部可以根据自身档案管理工作的实际需要，建立员工电子人 事档案，所用计算机等设备需专机专用，由档案管理员管理维护，防止档案资料丢失或 被窃取。 6.2档案管理员应认真做好档案室的防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、 防光、防有害生物等“八防”工作，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全； 档案管理员调动时，必须严格履行交接手续。 3任何人不得擅自处理或销毁档案材料，按规定需要销毁档案材料时，必须经人 力资源部门领导批准，并对销毁的档案材料进行登记。 4公司保留档案托管的权利，即可根据需要，经有关部门批准，将所管理的人事 档案委托符合条件的社会中介机构保管，并签订相关法律协议。 7档案借阅管理 1档案管理员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范 围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人，严禁任何人私自保存他人档案或利用 档案材料营私舞弊；对违反必威体育官网网址制度造成丢失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重, 严肃处理，构成犯罪的，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密 法》等有关法律法规，追究其法律责任。 7.2因工作需要查阅或借阅档案材料的，须遵守下列程序和规定： 1=.2. 1需查阅或借阅档案的单位，应派可靠人员到有关档案室查阅档案。 1=. 7.2.2查阅人员应持盖有相关党政机关、人民团体、企事业单位等公章的介绍信, 各分子公司、事业部的查阅人员须经公司人力资源部 部长批准。 7. 2. 3任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母