秘书学会议会谈工作.pptx

第十一章;教学内容;教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 ;;导引案例：请柬发出之后;第一节 会议概述;二、会议的要素;三、 会议的作用及缺陷 　 （1）、会议作用 　　 １、交流信息，互通情报 ２、发扬民主，科学决策 ３、组织领导，推动工作 ４、带动消费，促进经济 ５、联络感情，塑造形象 　 ;(2). 会议缺陷 　　 １、造成时间、精力的浪费 　　 ２、造成经济的浪费 　　 ３、造成信息的重复、浪费 　　 ４、滋长不正之风 ;四、会议的种类 　 （1）按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 （2）按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 （3）按时间分： 定期和非定期。 （4）按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. （5）按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 　 （6）公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 ;大家谈;五、会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中: A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。 ;六、会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调；负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织。 (11)会议的结束收尾工作。 ;2．文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 ;3．生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 ;4．安全保卫工作 (1)会议的必威体育官网网址工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。;开好会议的关键;（二）掌握好会议的进行。 1、使每一个参加参加会议的人感到自在。 2、在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。 3、阐明会议的目的。 4、控制发言、讨论。无关紧要的、跑题的、泛泛的、雷同的等有意识规避。同时要促进共识、形成成果。以便在会议结束时，与会人员能够感到尽可能短的时间达到了会议的预定目标，感到”这次会议开得好“。;（三）获得与会者的参与。 会议的领导者虽然对会议的成败负主要责任，但他还必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。对某一题目的无知的汇合是没有什么价值的。为了从参与集体思考中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及如何做到： 1、提供有关的资料。很可能对与会者有所触发，至少起到有效参考作用。 2、引导与会者认真地对手头的材料进行新鲜的、有独立思考与见解的分析和评价。 3、努力得出新鲜的、建设的、深层次的结论。 会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛，他要创造出这样一种条件：鼓励与会者畅所欲言、求同存异。 ;（四）贯彻执行。会议领导者要负责做一下一些事： 1、在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务） 2、重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动 3、如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这一工作 4、如果需要举行下一次会议，确定会议日期 5、注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的、必要的配套措施贯彻执行所要采取的行动。 会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一个重要方面。 ;文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时