档案室建立方案.docx

安徽美自然环境科技有限公司 档案室建立的方案 档案形成于公司日常生产管理过程当中， 它不仅记录了公司的建设史、 成长 史、改革史、发展史，而且记录了公司各个方面、各个环节的真实情况，是公司 扩大生产和销售、 加强经营和管理、 维护权利和利益、 保持发展和稳定的可靠凭 证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。 为了加强和规范我公司档案统一管理工作， 避免公司档案资料的遗失， 提高 公司档案的使用便捷性与利用率，使档案在公司发展过程中逐渐完善、信息化， 为公司的长远发展提供参考与监督，结合工作实际，特制定出本方案。 一、 工作计划 （一）第一阶段： （ 2018、03、03~2018、03、31 完成） 1、加强档案室硬件设施建设，保障档案工作的顺利开展。首先向公司领导申请 档案室的选址，然后进行整体布局规划， 包括档案室所有设备资料的摆放等。 2、构建档案管理的整体框架体系，并制定相应的规章制度。例如： 《安徽美自然 环境科技有限公司档案管理办法》 ，作为开展工作的依据。内容包括：档案的收 集、分类办法、编号办法、整理规则、保管期限、移交、销毁等。 3、成立档案管理的专兼职管理人员队伍，各部门紧密配合，做好档案的及时归 档入库工作。公司目前有八个部门：行政人事部、市场部、环境科学研究所、采 购部、工程管理部、证券法务部、监测部、财务部。每个部门要确定一名档案负 责人，对本部门的档案进行收集、移交。 （二）第二阶段： （ 2018、04、01~2018、04、30 完成） 对积存实体档案进行有序整理， 包括分类、 编号、装盒、排序、上架等。 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、 声像档案等的整理都将包括在该阶段 中进行 第三阶段： （ 2018、05、02~2018、05、16 完成） 档案目录、数据录入，档案数字化。通过该阶段的工作，可以形成比较完善的档 案管理系统，能更好地通过电脑来支持、配合实体档案管理。 第四阶段： （ 2018、05、17~2018、05、31 完成） 规范建立各类档案借阅、管理、登记、销毁等相关簿册。此外，在此阶段还 应穿插以上阶段的工作内容，使公司的档案管理不断完善，四个阶段相辅相成， 加快公司档案管理的规范化、信息化进程。 二、 工作措施 （一）硬件设施的建设以及主要设备（详见附表 1和 2） 1．建议档案室规划在公司的二楼或三楼。因为一楼湿气比较重，不利于档案的 长期存放。 档案室的面积要根据公司部门和档案的数量来确定， 数量大则面积相 应大一些。 2．档案室一般划分为三个区域：档案存放区、档案整理区、档案借阅区。 档案室的主要设备：档案柜或密集架、档案盒、空调、灭火器、电脑、档案 整理台、办公桌、椅子等。 （二）做好资料的收集、整理工作 1、整理公司应该归档的现有档案，按时间、部门、做粗略分类，并做好记录工 作。 2、收集各部门存档的各类档案，做好档案的移交工作。 （三）各类档案的归档入库工作。 做好资料的收集工作后，对各类档案进行鉴定、归类、整理入库。 （四）编制档案目录索引，搞好档案软件录入工作。 将编制历年文书档案目录并逐一录入微机，以便于微机查阅。 （五）建立和完善档案建设的各类制度及簿册。 制定完善档案规范化建设管理的基本制度， 同时规范建立各类档案借阅、 管 理、登记、销毁等相关簿册。 六）加强各部门间协作配合，规范的完成档案的移交工作 实施步骤 （一） 完善档案室建立工作硬件设置。 （二） 制定档案室建立工作的实施方案， 按计划逐步进行，各个环节要明确工 作人员， 由各部门指定人员负责其部门的文件整理归档移交工作。 （三） 对所收集档案有序进行规范整理入库，编制索引目录。 （四） 建立和不断完善档案建设的制度、办法及簿册，以便于档案的日常管理。 至此，我公司档案管理从人员队伍到管理制度、 管理办法以及规范的建立流程共 同构成了我公司的档案管理体系，在实践中将不断完善，使我公司的档案管理成 为公司不断发展的助推力。 附表1:（档案室设备设施一览表） 序号 设备名称 推荐使用 使用范围 说 明 1 直列式档案密集架和档案柜 根据库房容 积来购置 库房 防火、防尘。 2 空调 据实际选用 库房、办公、阅览 防潮、防高温、防有害气体。 3 双层 窗帘 内层：普通窗帘布 据实际选用 库房、办公、阅览 防光、防高温。 外层：防紫外线窗帘布 4 铁门、铁窗 据实际选用 库房、办公、阅览 防火、防盗、防有害生物（鼠等）。 5 干粉灭火器 库房、办公、阅览、 防火，库房内不能使用水剂灭火器，公 共场所用消防栓水喷淋灭火系统。 6 温湿 度计 双金属片式温湿度计 两种之一 库房 最好不要使用毛发温湿度计，因为不太 准确，且使用年限短。 干湿球温湿度计 7 防 虫 药 天然芳香中草药 防霉驱杀虫