科技档案的整理方法范本参考.docx

科技档案得整理方法 第一节 科技档案 一、科技档案得定义 《科学技术档案案卷构成得一般要求》规定 : 科技档案就是企事业单位与国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成得 对国家与社会具有保存价值得应当归档保存得科技文件材料。 二、科技档案得特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料得区别 1、反映对象不同 科技档案 : 本单位科技活动得直接记录 科技资料 : 外单位科技活动得记录2、来源不同 科技档案 : 就是由本单位得技术部门形成得原始记录 科技资料 : 从本单位以外收集、交换、购买来得 3、作用不同 科技档案 : 依据与凭证作用 科技资料 : 参考与借鉴作用 第二节 科技档案得收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入 : 明确基建、设备、科研等业务管理部门得岗位职责 , 即把科技档案得收集、积累、移交归档工作列入该科室得职责范围 , 并责任到人。 2、一同步: 科技档案得收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 事前介入。在与有关单位签订协议合同时 ( 如勘察、设计、施工、监理等单位 ), 应对科技档案得套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求 , 作为科技档案接收时得依据。 事中监督。本单位要负责组织、 监督与检查有关单位 ( 如勘察、设计、施工、监理等单位 ) 科技档案得形成、积累、整理、移交工作 , 做到边施工边收集边整理。 3、一参加 : 档案人员参加基建项目竣工验收会与设备开箱 , 覆行签字手续, 并对现场形成得文件材料与设备开箱后得随机材料进行现场收集。 4、一把关 : 把好外出人员带回材料得收集关 围绕基建项目、 设备选购等活动外出开会、 学习培训带回得各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后 , 才能报销差旅等有关费用( 此项规定可纳入本单位得规章制度 , 以把好文件材料得收集关 ) 。 二、归档范围三、归档要求 1、归档得文件材料应为原件。 2、归档得文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强得书写材料书写 , 不得使用易褪色得书写材料, 否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚 , 图样清晰 , 图表整洁 , 签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或 A4(297×210mm) 幅面, 所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章 , 图标栏露在外面 , 竣工图章应使用不易褪色得红印泥。 6、组卷所用得各种目录、表格、封面 ( 底) 、卷盒一律采用档案行政部门监制得产品。 四、归档时间 ( 一) 基建档案 1、工程前期文件 ( 依据性、基础性文件 ): 工作完成后 , 一次性归档。 2、施工、监理、竣工文件 : 规模小: 竣工验收后三个月内一次性立即归档。 规模大、周期长 : 可按单位、分部工程 , 通过单项验收后归档。 ( 二) 设备、仪器 : 大型设备应在设备、仪器安装、调试成功 , 交付使用时归档, 小型设备仪器开箱验收时即可归档。 ( 三) 科研课题 1、一般情况下 : 在研究结束并完成成果鉴定后归档。 2、研究周期长得 : 可按阶段归档或按年度归档。 ( 四) 产品、工艺: 应在产品定型验收、 正式投产时归档 , 也可视周期长短分阶段归档。 五、归档份数 1、基建档案一般不少于 2 套, 一套( 原件) 由建设单位保管 , 一套( 原件) 移交当地城建档案馆。 2、其她档案一般归档 1 套, 较重要得与利用频繁得文件材料可根据实际情况增加归档份数。 六、归档手续 档案交接时 , 应编制移交清单 , 一式两份 , 交接双方签字、盖章后方可交 接。 第三节 科技档案得整理 整理程序 1、分类→ 2、组卷→ 3、卷内文件排列→ 4、拟写案卷标题→ 5、复查定卷→ 6、编页号→ 7、填写卷内文件目录→ 8、填写卷内备考表→ 9、填写案卷封面→ 10、案卷装订→ 11、案卷排列与档号编制→ 12、填写卷盒、装盒排架→ 13、编制检索工具 一、科技档案得分类 ( 一) 基建档案分类 1、“使用性质——单项工程”分类法 2、“专业——使用性质——单项工程”分类法 3、“使用性质”分类法 4、不分类直接组卷 5、综合类得设置 ( 二) 设备档案分类 1、“使用性质——型号”分类法 2、“工序——型号”分类法 3、“车间——使用性质”分类法 4、“使用性质”分类法 5、不分类直接组卷 ( 三) 科研档案分类法 1、“性质——课题”分类法 2、“专业——课题”分类法( 四) 产品档案分类法 1、“系列——型号”分类法 2、“品种——问题”分类法二、组卷 ( 一) 组卷得含义 : 组卷, 就就是把一组有联系得文件 , 以卷、册、袋、盒等形式组合在一起 , 使它能够表达一个相对独立得概